La facture électronique : Plus qu’une obligation légale, un rempart de sécurité pour vos données

Les processus de facturation traditionnels sont bien souvent accompagnés de défis auxquels les entreprises sont contraintes de faire face au quotidien. Souvent basés sur des documents papier, ils sont non seulement chronophages, mais également exposés à des risques d’erreurs et de fraudes. L‘archivage de ces documents dans des espaces physiques augmente les possibilités de perte ou de compromission des données sensibles. Dans ce contexte, la facturation électronique apparaît comme une solution incontournable, offrant à la fois une plus grande efficacité, rapidité et sécurité.

Vers une ère de conformité obligatoire : L’impératif de la facturation électronique

Les failles associées à l’utilisation de documents imprimés montrent combien il est important d’adopter un système de facturation qui assure la protection de vos données.

En l’occurrence, à la suite du Projet de Loi Finance (PLF) de 2020, toutes les entreprises assujetties à la TVA auront l’obligation de basculer vers la facturation électronique dans les années à venir. L’application de cette réforme s’effectuera de manière progressive. Dans un premier temps, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir les factures au format numérique dès le 1^er juillet 2025. A partir de cette même date, les Grandes Entreprises devront émettre leurs factures au format électronique. Elles seront suivies des ETI à partir du 1^er septembre 2026, puis des PME et TPE à partir du 1^er septembre 2027.

Cette réforme, visant à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, impose des critères stricts pour assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures dématérialisées. Seuls certains formats, tels que CII et UBL, ainsi que le format mixte Factur-X, sont acceptés par le nouveau Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Mais bien plus qu’une étape obligatoire et contraignante, le passage à la facturation électronique offre de nombreux avantages tels que l’optimisation de la traçabilité et la sécurité de vos données.

Le rôle clé de la dématérialisation face aux défis de la facturation

La facturation, en tant que processus clé impliquant des informations financières sensibles, nécessite une attention particulière. En l’occurrence, recourir à l’e-facture permet de limiter les conséquences négatives associées à une gestion manuelle des documents :

• Limiter la perte de données : Les solutions de facturation électronique stockent les données de manière sécurisée dans le cloud ou sur des serveurs. Les risques de perte de documents financiers en raison de catastrophes naturelles, de l’usure, ou par négligence, sont donc considérablement réduits.
• Réduction de la vulnérabilité au vol et à la fraude : Contrairement aux supports papier, l’e-facture sécurise les informations sensibles, telles que les détails bancaires ou les données des fournisseurs, à travers des systèmes cryptés et des protocoles de sécurité. Ces informations sont donc moins exposées aux menaces de vols ou d’utilisations frauduleuses.
• Prévention de la détérioration : Les données numériques ne sont pas sujettes à la détérioration physique. La facturation électronique garantit donc la lisibilité et l’exactitude des informations sur le long terme. L’efficacité opérationnelle de votre entreprise peut donc être maintenue, sans être entravée par des problèmes de suivi dus à l’altération des documents.
• Meilleure conformité et traçabilité : La dématérialisation des factures simplifie la conformité réglementaire grâce à une meilleure traçabilité et à la facilité d’audit des documents numériques. Ce mode de fonctionnement permet un suivi détaillé et un accès facile aux historiques de transactions, ce qui est plus difficile avec les systèmes basés sur le papier.

Ainsi, la protection et le maintien de l’intégrité des données dans la facturation n’est pas seulement une question de conformité réglementaire. C’est un élément central pour maintenir l’efficacité de votre entreprise, la confiance de vos fournisseurs, et votre réputation.

Un passage serein vers la facturation électronique avec Sage

Sage Automatisation Comptable , module de Sage 100 Comptabilité , est un exemple éloquent de la manière dont la dématérialisation associée à l’automatisation peut renforcer la sécurité de vos données de facturation, depuis leur réception jusqu’à leur archivage :

• Contrôles automatiques : La solution utilise un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour la collecte et la capture des factures, assurant une saisie précise des données. Elle effectue également des contrôles automatiques sur des éléments critiques tels que l’IBAN, la présence de doublons et la vérification des dates. Ces contrôles garantissent que vos données financières sont exactes et fiables, et réduisent les risques d’erreurs comptables et de fraudes.
• Suivi en temps réel : Avec une application mobile disponible, vous pouvez facilement contrôler en temps réel le bon déroulé de votre processus de facturation, et réagir rapidement en cas de détection d’anomalies ou d’activités suspectes.
• Gestion optimisée de la comptabilité : La solution permet une intégration directe des factures dans Sage 100 Comptabilité, automatisant la création des écritures comptables correspondantes. Cette fonction protège vos données des erreurs manuelles et améliore l’efficacité du processus comptable.
• Archivage sécurisé : Sage Automatisation Comptable offre la possibilité d’archiver de manière sécurisée des factures avec signature numérique des PDF. Avec cette signature, vous avez la possibilité de vérifier que les données n’ont pas été altérées depuis leur création.
• Stockage sécurisé sur le Cloud : Les factures électroniques sont stockées sur des serveurs en ligne, comme Microsoft AZURE. Ce stockage cloud offre non seulement une protection contre la perte de données due à des défaillances physiques, mais aussi contre les accès non autorisés et les cyberattaques.

Finalement, la facturation électronique n’est pas seulement une obligation légale, mais une opportunité stratégique pour les entreprises de toute taille. En adoptant ces solutions, vous pouvez non seulement vous conformer aux normes réglementaires, mais aussi renforcer la sécurité de vos données et, en fin de compte, soutenir votre croissance et votre réussite dans l’ère numérique. Au sein de cet environnement, le Groupe Calliope se positionne comme un acteur clé, apportant son expertise en tant qu’intégrateur de solutions de facturation électronique.