Dématérialisation des factures fournisseurs : un gain de temps pour votre organisation

Quel que soit le secteur d’activité de votre organisation, la dématérialisation des factures peut rapidement devenir inévitable. Plus le développement d’une entreprise est important, plus celle-ci nécessitera une meilleure organisation en termes de traitement des factures. Grâce à la digitalisation et à l’automatisation des factures fournisseurs, le directeur financier de votre entreprise pourra se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, ce qui lui permettra de gagner en productivité et d’être mieux organisé dans son travail. Afin d’augmenter la rentabilité de votre société, nous vous proposons de découvrir comment mettre en place la dématérialisation des factures fournisseurs avec Sage Automatisation Comptable.

Comment fonctionne le circuit d’approbation de la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Pour dématérialiser les factures fournisseurs au sein de votre société, il est important de suivre quelques étapes afin que votre démarche soit parfaitement acceptée par le service comptable de votre organisation. Entre l’acquisition d’une facture en format numérique, sa validation ainsi que son archivage électronique, nous vous donnons nos conseils pour réussir la digitalisation des factures fournisseurs dans votre entreprise.

Les outils d’acquisition

Lorsque vous souhaitez utiliser un module d’acquisition afin de dématérialiser les factures fournisseurs, il est nécessaire que celui-ci soit capable de numériser les factures qui sont actuellement disponibles en format papier. Grâce à ce module d’acquisition, vous pourrez alors consulter les factures électroniques en format XML ou PDF, et extraire les informations essentielles telles que :

• Le nom du fournisseur
• La date de la facture
• Le numéro de la TVA
• Les références de la commande
• Le montant détaillé de la facture
• La devise
• Les taxes
• Les lignes de détails

Visant à vous faire gagner du temps, les outils d’acquisition sont dotés de fonctionnalités dites d’apprentissage qui tendent à facilement identifier les factures des fournisseurs réguliers. Il arrive également que certains outils d’acquisition aient recours à l’intelligence artificielle afin d’optimiser le contrôle des données. Ce type d’outils vous permettra alors de garantir l’intégrité des informations par le biais d’un horodatage du document électronique.

La gestion électronique des documents (GED)

Afin de faciliter la recherche précise de factures fournisseurs, la gestion électronique des documents (GED) viendra regrouper et classer l’ensemble des factures numériques. Grâce à la gestion électronique des documents, vous profiterez également d’une meilleure gestion des accès aux différentes factures fournisseurs et pourrez consulter et télécharger les documents dont vous avez besoin de manière totalement sécurisée et simplifiée.

Le processus de validation

Afin de valider les différentes factures avant leur paiement par les fournisseurs concernés, nous vous conseillons d’utiliser un Business Process Management (BPM) qui optimisera la gestion des achats ainsi que le traitement des factures fournisseurs. Une fois que vous aurez reçu l’ensemble des factures au sein du service comptabilité de votre entreprise, il sera alors nécessaire d’extraire les données que celles-ci contiennent pour pouvoir les traiter. Grâce au recours à ce type de workflows, vous recevrez des notifications qui vous préviendront lorsqu’une facture est en attente ou que le délai de paiement arrive bientôt à son terme.

L’archivage électronique

Selon la taille de votre entreprise, il peut être intéressant de posséder un système d’archivage électronique (SAE) afin de gérer les factures fournisseurs. Grâce à un SAE, les factures seront parfaitement conservées en format numérique afin que vous puissiez les consulter à tout moment au cours des 10 prochaines années.

Comment gérer l’intégration comptable des factures fournisseurs avec Sage Automatisation Comptable ?

Devenant une véritable priorité pour les directeurs financiers, la dématérialisation des factures fournisseurs doit répondre à certains critères de traçabilité et contribuer à améliorer la productivité du pôle financier au sein d’une organisation. Afin de bien gérer l’intégration comptable des factures fournisseurs au sein d’une société grâce à l’usage d’un système de dématérialisation, nous vous invitons à vérifier que l’outil utilisé est en adéquation avec les obligations instaurées par l’administration fiscale et le plan comptable général (PCG).

Grâce à Sage Automatisation Comptable, la réception des factures fournisseurs ainsi que leur archivage seront relativement simplifiés, ce qui aura un impact positif sur le traitement comptable. Équipé d’une fonctionnalité de génération automatique d’écritures, ce logiciel vous permettra de gagner un temps considérable lors du traitement des factures fournisseurs. Que vous souhaitiez avoir une vue d’ensemble sur les délais de paiement des factures fournisseurs ou que vous désiriez améliorer votre relation fournisseurs, Sage Automatisation Comptable sera l’outil parfait pour réussir la dématérialisation de vos factures.

En quoi consiste le traitement des factures fournisseurs dématérialisées ?

Afin de bien préparer l’automatisation et la numérisation de nombreux documents au sein de votre organisation, nous vous proposons de découvrir comment se déroule traitement des factures fournisseurs dématérialisées. À partir de juillet 2024, toute entreprise aura pour obligation d’accepter les factures électroniques des fournisseurs. C’est pourquoi, il est important d’apprendre à les traiter dès à présent. Une fois que vous aurez formé les différents membres de votre pôle comptabilité au logiciel Sage Automatisation Comptable, celui-ci récupèrera, traitera et archivera l’ensemble des factures fournisseurs de votre entreprise, et ce, de manière totalement automatisée.

Pour que le traitement des factures fournisseurs soit effectué dans les meilleures conditions possibles, il faudra vous assurer que les données de chaque document numérique sont parfaitement extraites par le logiciel choisi. À l’issue de l’extraction des informations recensées dans chaque facture, un workflow de validation des factures fournisseurs prendra alors le relais afin de déterminer les personnes en charge de la validation des documents électroniques. Dès que la gestion électronique des documents (GED) par l’outil de gestion comptable est terminée, celui-ci se chargera alors de classer les différentes factures afin d’archiver celles dont le paiement a été effectué.

Comment maintenir sa relation fournisseurs après la dématérialisation des factures ?

Permettant principalement de réduire les coûts et de gagner en productivité, la dématérialisation des factures peut également améliorer les relations que vous entretenez avec vos différents fournisseurs. Afin de transformer vos relations fournisseurs en véritables collaborations, la dématérialisation des factures peut être indispensable puisqu’elle permet notamment d’accélérer le temps de traitement des factures. Grâce à l’utilisation de Sage Automatisation Comptable, la qualité des données comptables sera également améliorée puisque les interventions humaines dans la saisie des informations seront limitées.

Cela entraînera alors une réduction des erreurs et une plus grande fiabilité des données. En dématérialisant les factures fournisseurs, vous faciliterez également l’accès aux divers documents numériques et gagnerez du temps dans le suivi des opérations. Mettre en place une plateforme de collecte des factures électroniques dans votre entreprise octroiera une meilleure traçabilité des échanges avec vos fournisseurs puisque ces derniers seront digitalisés. Ainsi, vos fournisseurs pourront suivre en temps réel le traitement des factures ainsi que leur archivage.