Anticiper les changements liés à la Facture électronique

Dès septembre 2026, la facture électronique va devenir la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises. Pour que ce changement se déroule dans les meilleures conditions possibles, il est nécessaire d’entamer les démarches dès maintenant. En anticipant cette obligation légale quelques années à l’avance, la transition sera plus douce pour les entreprises et leurs collaborateurs. Qu’est-ce que la facture électronique ? Comment fonctionne-t-elle ? Quelles étapes respecter avant l’entrée en vigueur de la loi ? Découvrons ensemble les changements induits par cette réforme française.

La facture électronique : bientôt une obligation légale

L’obligation d’adopter la facture électronique pour les entreprises avait d’abord été annoncée pour le 1ᵉʳ juillet 2024, avec l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021. Finalement, le calendrier de la facturation électronique a été revu au cours du projet de loi de finances 2024 et reporté jusqu’en septembre 2026 et septembre 2027.

Le premier délai accordé par l’État a en effet été jugé trop court et difficile à mettre en place par la DGFiP le 28 juillet 2023 dernier, d’où le report de l’entrée en vigueur de la réforme. Aujourd’hui, le nouveau calendrier est le suivant :

• 1ᵉʳ septembre 2026 : obligation de l’émission et de la réception de factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI ; obligation de réception pour toutes les entreprises.
• 1ᵉʳ septembre 2027 : obligation de l’émission pour les TPE et les PME.

Malgré ce recul de deux années dans le calendrier, il reste important de commencer à s’intéresser à cette réforme dès maintenant pour que le changement se fasse progressivement et le plus fluidement possible dans l’entreprise.

Comment fonctionne la facture électronique ?

L’e-facture, ou facture électronique, est une nouveauté qui permet de se passer de la traditionnelle facture papier (et du PDF) et d’avoir ainsi accès à de nombreux avantages dus à sa dématérialisation. Émise, transmise et reçue par voie électronique, l’e-facture est une avancée majeure pour la comptabilité des entreprises.

Les avantages de la facture électronique

Même si ce changement de format entraîne inévitablement des inquiétudes au sein des entreprises qui ne l’ont pas encore adoptée, il faut rappeler qu’elle comporte de nombreux avantages par rapport à sa version papier. Du côté des entreprises, elle offre :

• Un gain de temps : l’émission et la réception d’e-factures sont moins chronophages puisqu’elles se font de manière automatisée. Il n’est par ailleurs plus nécessaire de trier, photocopier et archiver ces documents, car le format électronique permet tout cela à la fois. Le gain de temps est, de ce fait, considérable. En effet, il est divisé de 75 % environ avec l’e-facture.
• Des économies : le traitement d’une facture papier est coûteux. L’impression, l’envoi et l’archivage entraînent des dépenses supplémentaires, tout en étant moins écologiques que la facture électronique.
• Une réduction des erreurs : avec l’automatisation, il est possible de réduire les principales erreurs humaines, et donc les litiges liés à cette problématique. Incohérences dans les coordonnées des clients, mauvais taux de TVA, erreurs de saisie… La facture électronique règle ces problèmes et augmente la fiabilité des données.

Du côté de l’État, le passage à la facture électronique est aussi une première solution face à la fraude à la TVA, qui serait aujourd’hui estimée à 25 milliards d’euros par an, selon les relevés de l’INSEE.

Les circuits et les nouveaux acteurs : OD, PPF et PDP

Pour comprendre le fonctionnement de la facture électronique, il est nécessaire de savoir faire la différence entre les nouveaux acteurs, c’est-à-dire entre les Opérateurs de Dématérialisation (OD), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF).

Selon la solution choisie par les entreprises, le circuit adopté ne sera pas le même. Il faut tout de même noter que le PPF, anciennement Chorus Pro, sera toujours l’intermédiaire privilégié entre une entreprise et l’administration fiscale, puisque c’est ce portail public qui concentre les données (e-facture et e-reporting). De leur côté, les PDP sont des organismes privés, reconnus par l’administration, qui se chargent du e-reporting. Pour finir, l’OD peut prendre en charge certaines tâches de facturation, à condition qu’il soit combiné aux deux autres acteurs cités précédemment (le PPF et les PDP).

Découvrez dans ce guide toutes les informations utiles pour bien vous préparer à la dématérialisation de vos factures ! Que ce soit au travers des connaissances de base, de la préparation et de la mise en place de la dématérialisation ou bien au niveau du choix de la solution de facturation électronique, nous vous donnerons toutes les clés pour gérer votre transformation électronique de A à Z !

Livre Blanc - Guide pratique : comment se préparer à la facturation électronique ?

Comment organiser la transition vers la facture électronique ?

Maintenant que vous en savez plus sur le contexte de cette réforme, il est temps de s’intéresser de plus près aux étapes à mettre en œuvre dès maintenant pour réussir votre transition vers la facture dématérialisée.

Les étapes incontournables pour anticiper son arrivée

Avant même de choisir votre plateforme de dématérialisation de facture, il est important de respecter ces quelques étapes incontournables :

1. Cartographier l’existant (audit) : des clients aux factures, en passant par les processus et flux actuels, il est nécessaire de faire un véritable état des lieux avant d’envisager une quelconque solution. Cette tâche chronophage vous permettra de faire le bilan de tous les acteurs et outils qui pourraient être impactés par cette réforme, mais aussi de savoir comment bien initier le changement dans l’entreprise.
2. Nettoyer et mettre à jour les datas : fichiers clients, fichiers fournisseurs, numéros de TVA… Avant de passer à la facture électronique, il est essentiel de partir avec des données tiers propres et fiables.
3. Choisir une plateforme de dématérialisation : une fois que toutes les factures ont été mises en conformité et que les objectifs ont été déterminés, il ne reste plus qu’à choisir un acteur, et donc un circuit (direct, indirect, hybride).

Accompagner le changement dans l’entreprise

Pour que ces changements importants soient bien reçus au sein de l’entreprise, il est important d’accompagner les utilisateurs et de les inclure à chacune des phases de la transition : audit, processus, conseils, familiarisation avec les outils, etc.

Il faut bien se rappeler que les utilisateurs possèdent déjà des savoir-faire et des habitudes avec certains outils. Le passage à la facture électronique entraînera donc inévitablement des doutes et des questionnements, d’où l’importance d’accompagner ses collaborateurs et de communiquer tout au long du processus.

Sage 100 V10 et Sage Data Clean & Control : deux outils essentiels

Le passage à la facture électronique peut également être facilité avec l’aide de quelques outils, à l’image de Sage 100 V10 et Sage Data Clean & Control. Le premier a été adapté aux nouvelles réglementations afin de simplifier la transition dans l’entreprise. Cette dixième version de Sage 100 permet notamment de trouver plus facilement les informations d’un tiers (client, etc.) lors de l’analyse de l’existant. Pays, SIRET, numéro de TVA… Ces données peuvent d’ailleurs être remplies automatiquement par l’outil, ce qui offre un gain de temps intéressant.

Son nouveau module, intitulé “Sage Data Clean & Control”, est de son côté particulièrement utile pour contrôler et nettoyer la data de l’entreprise automatiquement. Le nettoyage des données (cf. étape 2) est indispensable pour éviter des sanctions et rester en conformité avec la loi. Sage Data Clean & Control permet également : d’automatiser l’analyse des données, de corriger des erreurs, d’émettre et de recevoir des factures électroniques et plus encore. Des nouveautés capables d’assurer un passage fluide et fiable vers l’e-facture dans l’entreprise !