Améliorer votre productivité grâce à l’automatisation : les 7 paramètres clés

Bien que les différents outils de gestion présentent chacun des spécificités innovantes, qui font également leur singularité, toutes les solutions devraient pouvoir vous assurer 7 paramètres clés et essentiels à la productivité de votre entreprise. Afin de vous aider à trouver le logiciel le plus performant pour booster l’efficacité de vos équipes et leur assurer un environnement de travail optimal, nous vous présentons ici ces 7 fonctionnalités incontournables pour l’automatisation de votre gestion.

1/ Les processus en avant-vente

De la prospection au suivi post-vente, vos solutions de gestion doivent pouvoir faciliter l’identification et les contacts avec votre clientèle cible. En déterminant plus précisément cette dernière, vous optimisez l’efficacité de vos campagnes de prospection et, par conséquent, les résultats de votre taux de conversion.

Il est par ailleurs important que votre processus en avant-vente contribue à conserver le client après la première vente. En effet, la fidélisation de votre clientèle est un enjeu majeur dans le développement et la réputation de votre image de marque. Vous pourrez ainsi augmenter votre fichier client et favoriser la croissance durable de votre entreprise.

Dans cet objectif, votre solution de gestion devra pouvoir faciliter et automatiser les tâches de vos collaborateurs à chaque étape de l’avant-vente. De la première prise de contact à l’analyse et à l’amélioration de votre service, en passant notamment par la qualification des prospects et les négociations commerciales, vous vous assurez ainsi un outil performant et innovant pour réinventer vos campagnes prospection.

2/ Les processus de vente et de commande

Les processus de vente, comme ceux liés à la commande d’un produit ou d’une prestation, représentent de nombreuses tâches récurrentes pour vos services. L’utilisation d’un logiciel de gestion vous permet alors d’uniformiser vos procédures internes, mais aussi d’automatiser certaines de leurs étapes. Un logiciel de gestion intégrée tel que SAGE 100 constitue alors un véritable allié pour améliorer votre productivité et faire économiser un temps précieux à vos équipes.

Ce nouvel environnement de travail sera l’occasion de faire monter certains de vos collaborateurs en compétence et de gagner en agilité au quotidien. Qu’il s’agisse des communications internes plus fluides, ou des processus automatisés et standardisés, vous recentrez vos efforts sur le cœur de votre métier et votre relation client.

Choisir une solution adaptée à vos besoins sera également l’occasion de suivre en détails vos résultats et votre productivité. Ce type de logiciel dispose d’outils de mesure pour vous garantir un aperçu concret et en temps réel de vos performances. Des données indispensables pour évaluer l’efficacité de vos procédures, la présence d’éventuels goulots d’étranglement dans votre chaîne de production ou encore analyser plus précisément les retours et avis de vos clients.

3/ L’envoi des factures clients et commandes fournisseurs

La facturation électronique et le suivi automatique de vos factures sont autant de fonctionnalités qui vous assurent un meilleur traitement de vos commandes et de vos éventuels dossiers en créance. Ces outils peuvent d’ailleurs être intégrés aux systèmes de vos clients et de vos fournisseurs, pour une réelle transparence dans vos transactions et une traçabilité précise de vos achats et de vos ventes.

Les logiciels de gestion financière vous promettent en outre de nombreux avantages tels que l’automatisation de l’approbation des flux et l’optimisation continue de vos processus de facturation et de commandes fournisseurs. Vous pourrez améliorer votre productivité et la gestion de votre trésorerie avec une solution fiable et conforme à la législation en vigueur.

4/ La saisie des données d’un outil à un autre

Lorsque vous souhaitez développer le rendement de votre entreprise, l’interopérabilité de vos outils numériques est un point à ne pas négliger. Les opérations de vos collaborateurs sur les différentes applications nécessaires au bon fonctionnement de vos services peuvent rapidement devenir contraignantes et chronophages sans une centralisation des données et des tâches.

Vos solutions de gestion doivent ainsi pouvoir s’intégrer à votre environnement de travail et contribuer à en automatiser les flux pour une meilleure productivité. La saisie des données d’un outil à un autre vous permet alors d’adopter une stratégie d’amélioration continue, avec un aperçu global de vos missions et performances, mais aussi une gestion facilitée de la sécurité de vos données, pour une activité en accord avec la réglementation RGPD.

5/ Le traitement comptable des factures

Le traitement comptable de vos factures peut également bénéficier des fonctionnalités de votre solution de gestion intégrée. Les tâches récurrentes et les opérations de base de votre expert-comptable peuvent en effet être automatisées grâce à un logiciel de comptabilité ou ERP. Votre collaborateur pourra alors gagner du temps grâce à la facturation électronique, mais aussi l’automatisation de ses flux de travail.

En prenant le soin d’opter pour une solution permettant la formation du personnel sur les outils numériques, vous assurez par ailleurs une prise en main rapide du logiciel par vos experts-comptables. Plus rapidement opérationnels et à l’aise sur l’interface, ces derniers pourront tirer pleinement profit de ses fonctionnalités pour améliorer leur productivité.

Enfin, vos opérations et votre gestion comptable doivent assurer la conformité fiscale de votre entreprise. Là encore, les solutions telles que SAGE 100 contribuent à une activité croissante et sereine avec des fonctionnalités mises à jour et conformes. Ce critère est un point essentiel lorsque vous souhaitez investir dans un nouveau logiciel de gestion.

6/ Banques et trésorerie

21% des entreprises se retrouvent en difficulté en raison de leur trésorerie ou de problèmes bancaires*. Qu’il s’agisse d’obstacles à l’investissement, de refus de crédits bancaires, d’un manque de fonds propres ou bien d’une faible rentabilité, ces points représentent de véritables freins au développement et à la pérennité de votre entreprise.

La mise en place de logiciels comptables, mais aussi de procédures régulières et automatiques, vous permettent une gestion sereine de votre trésorerie. Vous devrez ainsi privilégier certaines fonctionnalités telles que la réconciliation manuelle sur vos rapprochements bancaires, la présence d’un tableau de bord de votre trésorerie et des prévisions rigoureuses sur celles-ci, le contrôle de vos coûts et les délais de gestion des paiements, etc. Des outils efficaces pour garder une maîtrise constante de votre trésorerie.

Avec une activité plus pérenne et des fonds stables, vous présenterez alors des éléments de compte rassurants pour convaincre les banques de vous suivre dans de nouveaux investissements et projets.

*Source INSEE

7/ Le Poste Clients

Dernier critère indispensable pour améliorer votre productivité grâce à l’automatisation, votre logiciel de gestion intégrée doit vous assurer un poste clients efficace pour effectuer le suivi de la balance et des encours clients. En réduisant les risques de créances douteuses ou d’impayés, vos outils numériques contribuent alors au maintien d’une trésorerie stable, pour une entreprise pérenne et équilibrée.

En outre, certaines fonctionnalités pourront également vous aider à améliorer la gestion de vos comptes clients. L’utilisation d’un logiciel comptable sera l’occasion de définir des processus de suivi plus rigoureux et de communiquer efficacement avec votre clientèle. Des relances et des actions proactives pourront ainsi être automatisées pour veiller aux encours et à leurs régularisations.

Si la mise en place d’une nouvelle solution sur vos outils de travail implique un investissement de temps et d’argent lors de son intégration, elle vous permet aussi d’en gagner rapidement, à condition toutefois de choisir le bon logiciel. Avec SAGE 100, vous choisissez un partenaire qui répond à toutes vos attentes, et vous offre des fonctionnalités innovantes pour vous démarquer de la concurrence et faire grandir votre entreprise de la meilleure façon.