ERP : la révolution numérique est en cours

En attente de plus d’agilité et de fluidité, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour un outil de gestion performant et adapté aux nouvelles contraintes du numérique. Les logiciels ERP ou Entreprise Ressource Planning permettent d’avoir une vision globale de l’ensemble des processus fonctionnels des entreprises à partir d’une base de données unique. Favorisant les échanges, ces solutions évoluent et constituent de véritables moteurs pour la transformation numérique des entreprises. Décryptage.

Les ERP : une réponse efficace à la transformation numérique des entreprises

L’innovation numérique n’est plus l’apanage de quelques initiés. Aujourd’hui, les usages se sont banalisés et sont pleinement intégrés à notre vie quotidienne. En ce qui concerne les entreprises, elles sont nombreuses à faire leur mue. Selon une étude réalisée en 2020 par IDC France , 70% des grandes entreprises et 53% des PME auraient amorcé leur transition numérique.

Intégrer des solutions technologiques dans la vie des entreprises

Pour bien comprendre les enjeux des entreprises en la matière, il est important de définir ce que recouvre le terme de transformation numérique. De façon globale, il s’agit d’intégrer des solutions technologiques dans l’ensemble des processus des entreprises, quelles que soient leur taille, ou leur secteur. Cela peut concerner des domaines très variés, depuis la communication jusqu’à la relation client en passant par la production. Plus concrètement, la digitalisation, pour certains acteurs du retail par exemple, consistera à adosser un site de vente en ligne à une boutique physique. Dans le cas d’une entreprise de biométrie, grâce à des outils numériques, on pourra automatiser le recueil des données de prélèvement. La transition numérique, c’est aussi la robotisation des chaînes de production dans l’automobile. Le potentiel offert par les outils numériques autorise des applications extrêmement variées et complexes. Conséquence ? Les entreprises ont besoin de solutions de gestion qui prennent en compte ces spécificités et facilitent le traitement de données toujours plus nombreuses et variées sur toute la chaîne de valeur.

Plus d’agilité, plus de fluidité

En ce qui concerne la relation client, les points de contact se multiplient et les parcours se diversifient. Désormais, un prospect peut entrer en contact avec une entreprise via un formulaire sur les réseaux sociaux, une visite sur le site internet, un contact physique en boutique ou sur un salon, une campagne d’e-mailing. Dans certains domaines, les clients vont repérer un article en ligne, le commander et le réceptionner en boutique et souhaiter avoir la possibilité de l’échanger après essayage. Cette pratique, particulièrement répandue pour les articles de modes traduit la fluidité des usages et la nécessité pour les entreprises de faire preuve d’agilité. D’autant plus que les clients sont aussi plus volatiles : ils peuvent comparer les offres en ligne et effectuer des recherches extrêmement poussées sur les offres, les produits et les services. Ils vont passer commande puis l’annuler au profit d’un concurrent dont les délais de livraison sont plus rapides ou les conditions de retour plus avantageuses. Pour répondre à ces évolutions, les entreprises doivent s’équiper d’outils qui permettent d’avoir la même fluidité et la même agilité. Il est en effet nécessaire pour la performance et la pérennité des activités de disposer de données de gestion fiables et disponibles en temps réel.

Les ERP : une réponse pour améliorer la performance des entreprises

Dans ce contexte, de nombreuses solutions ERP ou progiciels de gestion intégrée en français ont vu le jour. Que sont-ils ? Il s’agit de logiciels de gestion structurés en modules dédiés à tous les services d’une entreprise à partir d’une seule et même base de données. Plus concrètement, en lieu et place d’avoir un logiciel CRM, une solution de gestion de la paie, une solution pour la gestion des congés, un outil de gestion des plans de charge, un autre pour l’émission des devis et des bons de commandes, tout est géré depuis une base de données unique avec des interfaces métiers différentes. L’avantage ? Les dirigeants n’ont plus à jongler d’une solution à l’autre et peuvent avoir une vision globale fiable, puisque les données ne sont saisies qu’une fois, ce qui évite les erreurs. Un point non négligeable lorsque l’on sait que 60% des entreprises attendent une meilleure optimisation de leur organisation grâce à la transformation numérique. Par ailleurs en termes d’efficacité, les informations circulent plus rapidement entre les services. Un bon de commande établi est automatiquement disponible dans la base de données client par exemple. Résultat, la performance de l’entreprise est améliorée et le pilotage facilité.

L’émergence de nouveaux ERP

Bien que moteurs de la transformation digitale, les ERP n’échappent pas aux usages de la numérisation : services à la demande, adaptation aux évolutions, intelligence et souplesse sont les maître-mots des progiciels de gestion intégrée qui, plus que jamais, évoluent et s’adaptent aux attentes et aux besoins des entreprises.

Intégrer les évolutions futures des entreprises

Un point important à avoir à l’esprit lorsqu’un ERP est mis en place, c’est son adaptabilité. Les usages d’aujourd’hui ne sont pas ceux de demain. Les solutions ERP n’échappent pas à cette règle et constituent des investissements importants pour les entreprises. Ils doivent permettre de réaliser facilement des développements et de s’adapter aux spécificités des métiers des entreprises qui souhaitent les mettre en œuvre. Parmi le panel des ERP qui existent sur le marché, certaines solutions sont particulièrement valorisées pour leur souplesse et leur agilité. Elles permettent aux entreprises de bénéficier d’un outil qui répond totalement à leurs besoins et qui pourra dans les années à venir évoluer avec la croissance de leur activité.

Faire face à la multiplication des interfaces

Autre élément d’importance, tout comme leurs clients, les entreprises sont en attente de plus d’agilité. Ainsi, 52% d’entre elles souhaitent pourvoir interconnecter une solution de gestion interne avec les applications de partenaires tiers. Il s’agit de pouvoir être facilement être couplées avec les solutions des prestataires, des fournisseurs. Par exemple, un site de vente en ligne aura besoin de pouvoir intégrer facilement les données de suivi des colis transmises par son transporteur de façon à les communiquer instantanément aux clients finaux. C’est d’autant plus important que les interfaces avec les clients se multiplient. Dans certains cas, les intermédiaires sont les points de contact uniques avec le client final. Autre cas de figure, l’entreprise dispose déjà d’un logiciel de gestion qui lui est très spécifique pour sa comptabilité par exemple et ne souhaite pas le changer. Certaines solutions ERP peuvent d’ores et déjà « communiquer » avec des logiciels en place via des interfaces de programmation notamment. L’interopérabilité est donc l’un des éléments clés des futures solutions ERP.

Un ERP accessible, partout, tout le temps

Dernier point et non des moindres, la crise sanitaire de la COVID-19 a démocratisé l’accès au télétravail. Les solutions ERP « on-premise », c’est-à-dire déployées sur un serveur sur site ou sur l’ordinateur personnel d’un collaborateur ne répondent plus aux exigences d’accessibilité et de mobilité. Hébergées sur le cloud des éditeurs, les solutions ERP en SaaS (Software as a Service) sont de plus en plus prisées des entreprises. Dans ce cas, aucune installation n’est requise. Les utilisateurs peuvent y accéder depuis n’importe quel device (ordinateur, tablette, mobile). En ce qui concerne la sécurité des données, les éditeurs et les hébergeurs reconnus pour leur expertise dans ce domaine bénéficient très souvent de moyens de protection très supérieurs aux solutions natives des entreprises. Autre avantage, entièrement gérées par les éditeurs, ces progiciels de gestion intégrée sont mis à jour en temps réel.

Accompagner la transition numérique

En fonction du développement de l’entreprise, les attentes et les besoins ne sont pas les mêmes. Depuis la mise en place d’une base de donnée avec quelques modules de gestion à l’utilisation de solutions beaucoup plus complexes, le spectre des ERP est extrêmement large et permet de cibler la solution la plus adaptée.

La mise en œuvre de solutions simples

Dépendamment de la maturité des entreprises, le premier pas consiste à mettre en place des solutions de gestion centralisées simples. Elles vont permettre de fiabiliser les données en les centralisant et d’uniformiser les processus. Dans ce cas, l’ERP constitue un levier structurant pour le développement de l’entreprise : l’ensemble des collaborateurs va prendre l’habitude de compléter des données de façon uniformisée, hiérarchisée et structurée. Un atout d’autant plus appréciable qu’aujourd’hui, les solutions ERP bénéficient d’interfaces inspirées des derniers standards du web. Elles sont donc suffisamment intuitives et ergonomiques pour être prises en main rapidement par l’ensemble des utilisateurs.

L’automatisation des processus

Le second stade, c’est l’automatisation de certains processus. Enjeu de performance, les solutions ERP offrent la possibilité de définir des workflows, c’est-à-dire des processus automatisés pour exécuter automatiquement certaines tâches. Et les applications sont nombreuses. On pense bien entendu à la dématérialisation de certains documents, tels que les factures ou les bons de commandes ainsi qu’à l’automatisation des chaînes de validation. Pour autant, les progiciels de gestion intégrée peuvent également servir pour automatiser certaines actions commerciales, notamment pour les chaînes de prospection et de fidélisation. À ce stade, il est utile pour les entreprises de demander un accompagnement spécifique pour analyser leur structure et obtenir des préconisations ciblées de façon à mettre en place les solutions les plus pertinentes.

Anticiper les besoins : les ERP intelligents

Stade ultime de développement des ERP, les possibilités offertes grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour l’analyse des données. Certains progiciels permettent d’embarquer des solutions de machine learning. Pour rappel, le machine learning consiste à pouvoir établir des modèles prédictifs à partir de l’exploitation de données. Appliqué aux ERP, l’intelligence artificielle permet d’accompagner les entreprises dans leur prise de décision en alimentant en temps réel l’analyse des données. En définitive, les progiciels de gestion intégrée apportent des réponses ciblées et adaptées aux entreprises, quelle que soit leur secteur et leur niveau d’avancement dans la transition numérique. Actuellement en plein essor, les ERP s’adaptent également aux évolutions, aux attentes et aux besoins des entreprises. Ils sont désormais plus variés, plus agiles et permettent une meilleure accessibilité et une meilleure interopérabilité.