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Microsoft Team : une plate-forme collaborative très complète

September 24, 2019

Définir qui travaille sur quoi et comment vos collaborateurs sont impliqués dans un projet n'est pas toujours une tâche simple. Bien que SharePoint ait facilité la gestion et le partage de contenu, Microsoft Teams se présente comme une solution plus appropriée. Il s’agit d’un espace de collaboration basé sur le chat qui permet à un groupe de personnes de communiquer et d'organiser les informations dans un espace unique.

 

L'objectif principal de SharePoint est de faciliter la collaboration, mais lorsque le contenu est diffusé à l'ensemble de l'organisation, les utilisateurs finaux peuvent ne pas savoir quelles informations s'appliquent à eux.

 

Microsoft Teams permet de résoudre cette problématique. Il regroupe des personnes, du contenu et des outils autour d'un projet ou d'une tâche spécifique au sein d'une organisation.

Basée sur le chat, cette configuration permet aux collaborateurs de gagner du temps et d'améliorer leur productivité puisque Teams s'intègre à d'autres services de Microsoft (notamment PowerPoint, OneNote, Drive et … SharePoint) ou de tiers.

 

Depuis environ un an, Microsoft n’a cessé d’améliorer Teams pour qu’il représente une alternative pertinente à Slack. L’éditeur de Windows propose notamment une version gratuite limitée à… 300 personnes. Autant dire que de nombreuses entreprises peuvent la tester !

 

Slack n'a pas une telle limitation, mais Microsoft Teams permet de rechercher l'historique complet de ses messages sans se soucier d'une éventuelle suppression due au plafonnement des messages. La version gratuite de Teams permet également les appels vocaux d'utilisateur à utilisateur ainsi que les sessions vocales de groupe et l’intégration illimitée avec plus de 140 applications professionnelles au choix, y compris Adobe, Evernote et Trello.

 

Mais la version payante de Microsoft Teams offre beaucoup plus de fonctionnalités intéressantes (OneDrive, SharePoint, Planificateur, Yammer et autres services Office 365), 1 To de stockage par utilisateur, l’enregistrement de réunions, et en termes de sécurité une authentification unique pour l’ensemble des services et applications métier.

 

 

Dans le détail, Teams intègre différentes fonctionnalités qui s’avèrent pratiques :

 

Les canaux

Ce sont des sections dédiées dans une équipe pour stocker des conversations organisées par sujets (évaluation mensuelle de la pipeline des ventes, logistique et planification, services et support technique…), projets et disciplines spécifiques. Chaque canal a une adresse e-mail. Ces canaux évitent aussi d'avoir une page Team encombrée par des projets dans lesquels vous n'êtes pas impliqué : vous choisissez les canaux que vous voulez suivre.

 

Les onglets

Ils permettent aux membres de l’équipe d’accéder aux services et au contenu dans un espace dédié au sein d’un canal ou d’une conversation. Ce type de navigation apporte des outils et des services que l'équipe utilise régulièrement dans le canal. Ils peuvent contenir des rapports Power BI, des liens externes, des pages SharePoint, ainsi que des outils Microsoft, tels que Planner ou OneNote.

 

Les onglets vous permettent d'accéder facilement à tout ce que vous utilisez dans votre journée de travail en un seul endroit. Outre ces onglets intégrés, vous pouvez concevoir et développer vos propres onglets pour les intégrer à Teams ou partager avec le reste de la communauté.

 

Les connecteurs

Ils permettent aux utilisateurs de Microsoft Teams de recevoir des mises à jour de services populaires, tels que Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub et Azure DevOps services dans le flux de conversation de leur équipe.

 

Il s'agit par exemple de services auxquels vous pouvez vous connecter à l'intérieur d'un onglet, notamment OneNote, PowerPoint et Excel. Sachez qu’il est très facile de développer des connecteurs personnalisés qui peuvent être intégrés à vos applications métier.

 

 

Les bots

Ce sont des programmes automatisés qui répondent aux requêtes ou fournissent des mises à jour et des notifications relatives aux détails que les utilisateurs trouvent intéressants ou veulent suivre. Actuellement, Teams prend en charge les robots dans les discussions personnelles, les discussions de groupe et les canaux au sein d’une équipe.

 

Vous pouvez par exemple taper "programmer une réunion" dans un chat, et le bot recueillera des informations, puis programmera la réunion et invitera les personnes concernées.

 

 

 

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