Pourquoi passer à la paie cloud ?

Au plus le nombre de salariés est important, au plus la gestion de la paie peut s’avérer complexe et chronophage pour une entreprise et ses services RH. Aujourd’hui, une tendance semble toutefois se confirmer : la paie Cloud est une solution de plus en plus privilégiée par les entreprises. Automatisation des tâches, accès nomade et flexible aux bulletins de paie, mises à jour automatiques… cet environnement de travail possède en effet de nombreux avantages par rapport aux logiciels de paie on-premise traditionnels. Découvrez dès maintenant pourquoi passer à la paie Cloud avec Calliope !

On-premise et Cloud : les principales différences pour la paie

De nos jours, deux solutions informatiques cohabitent pour la gestion de la paie : les logiciels on-premise et le Cloud. Jusqu’à présent, le premier outil était toujours le plus utilisé par les entreprises. Il était considéré comme un logiciel plus sécurisé, pratique et fiable pour le calcul et l’édition du bulletin de paie. Une vision d’ailleurs toujours partagée par une partie des PME actuelles. Depuis quelques années, le Cloud prend néanmoins de l’ampleur, avec des services SaaS tels que Sage Business Cloud Paie. Mais alors, qu’est-ce qui les distinguent réellement ?

La paie on-premise : des données hébergées en interne

Un logiciel de paie on-premise est un outil uniquement accessible en interne puisqu’il est directement installé sur le site de la société. Il est souvent entièrement personnalisable, car il appartient pleinement à l’entreprise après son acquisition. Les collaborateurs qui l’utilisent peuvent par conséquent avoir la main sur les données hébergées et centralisées dans le logiciel. En revanche, un tel logiciel nécessite une infrastructure informatique robuste, des mises à jour régulières, voire des coûts élevés d’installation et de maintenance. Certains sinistres (panne matérielle, inondation, etc.) peuvent par ailleurs entraîner une perte irrémédiable des données.

Le Cloud : une flexibilité optimale

Bien qu’un logiciel de paie on-premise soit fonctionnel et efficace, une autre solution lui fait désormais concurrence : le Cloud (SaaS). Avec lui, les avantages se démultiplient puisqu’il offre notamment une plus grande flexibilité aux usagers. En effet, le Cloud est dans un premier temps accessible à tout endroit et à tout moment, à l’aide d’une simple connexion internet et d’un terminal compatible. Son interface est aussi plus facile à prendre en main, tandis que les paramétrages sont considérablement réduits. De plus, il n’est pas nécessaire  de procéder à une installation coûteuse, ni de réaliser des mises à jour complexes puisque c’est l’éditeur qui prend tout cela en charge.

La paie cloud : une tendance devenue incontournable

Si la paie Cloud se répand aussi vite dans les entreprises, au point de devenir le système dominant, c’est parce qu’elle offre de très nombreux avantages, tout en répondant parfaitement aux nouveaux besoins des professionnels. Dématérialisation des bulletins de paie, sécurisation optimale des données hébergées, prise en main simplifiée… le Cloud correspond pleinement aux tendances du moment.

Démocratisation du télétravail

Tout d’abord, il est important de noter que la paie Cloud existe depuis de nombreuses années puisque nous en entendions déjà parler en 2015, voire bien avant. En revanche, nous pouvons noter une nette augmentation de son utilisation depuis la période des confinements de 2020 et du développement croissant du télétravail.

En réalité, certains collaborateurs se sont très rapidement habitués à travailler depuis chez eux. Désormais, le temps de travail d’un employé de bureau peut facilement être organisé en distanciel complet ou en mode hybride, selon les entreprises et les postes occupés. Cette démocratisation du télétravail a bien évidemment entraîné de nouvelles habitudes et attentes chez les salariés d’une société, ce qui a notamment favorisé le succès de la dématérialisation des bulletins de paie.

Paiement numérique

Le paiement numérique est l’un des grands avantages de la paie Cloud puisqu’il permet aux salariés de recevoir leurs bulletins de paie directement sur leur espace personnel en ligne. Le délai de réception est également réduit, car l’envoi se fait généralement de façon instantanée, ce qui n’est pas toujours le cas avec la fiche de paie papier et les logiciels de paie on-premise. Du côté RH, les tâches sont par ailleurs simplifiées, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter un grand nombre d’erreurs humaines dues à la saisie manuelle des informations.

IA et automatisation

La paie Cloud, comme celle mise en place par Sage Business Cloud Paie, s’accompagne le plus souvent d’une intelligence artificielle permettant d’automatiser certaines tâches répétitives et chronophages aujourd’hui réalisées manuellement. L’IA est par exemple capable d’automatiser :

• l’intégration des données (salariés, justificatifs, etc.),
• le report des informations et les analyses des données,
• la détection des anomalies,
• le lancement des mises à jour,
• l’élaboration des bulletins de paie,
• etc.

Lorsque les tâches répétitives sont automatisées par l’IA, les responsables de paie peuvent alors se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, ce qui est à la fois plus valorisant et utile.

Bien-être des collaborateurs

Au final, tout cela permet d’améliorer le bien-être des collaborateurs puisque la paie Cloud s’adapte parfaitement à leurs nouvelles exigences. Ils peuvent ainsi consulter leurs bulletins de paie en ligne, depuis chez eux. Les erreurs fréquemment commises par l’humain, lors de l’édition des fiches de paie, sont également largement réduites, ce qui limite les retards, les trop perçus ou encore les rappels de salaire.

De plus, la paie Cloud est aussi préférée par le service RH et les responsables de paie pour les nombreuses raisons évoquées précédemment : interface intuitive, automatisation des tâches, flexibilité et plus encore.

La paie : un domaine fonctionnel adapté au mode cloud

Le Cloud est un service utilisé pour différentes raisons. Stocker des données sur un hébergement externe, sécuriser ses données ou encore faciliter le partage des informations entre les départements d’une entreprise… la paie n’est en effet pas le seul domaine concerné par le Cloud. Il est par conséquent possible de se demander s’il s’agit réellement d’un domaine fonctionnel qui se prête au SaaS.

Avec Sage Business Cloud Paie par exemple, la réponse est positive. En réalité, le transfert de données vers un tel service Cloud est plus simple que ce que l’on pourrait croire. Il suffit notamment de l’intégrer à Sage 100 Comptabilité pour connecter automatiquement les données entre elles. Les tableaux de bord RH, la liste des salariés, la génération des déclarations… tout peut se faire via le Cloud.