En route vers la facture électronique

Favorisée par grand nombre d’entreprises, la facture électronique présente des avantages considérables. Et pour cause, à compter du 1ᵉʳ juillet 2024, cette dernière devient obligatoire pour toutes les sociétés assujetties à la TVA. Ainsi, de façon à être parfaitement préparé pour une telle conversion, nous vous avons rassemblé ici toutes les informations concernant la facture électronique ainsi que son fonctionnement.

Tout ce qu’il faut savoir sur la facture électronique

De manière à adopter la facture électronique sans encombre, il est indispensable d’en comprendre les facettes. En effet, quel que soit le secteur dans lequel vous naviguez, les factures sont une partie intégrante du quotidien. Répondant à plusieurs réglementations, elles doivent alors être parfaitement maîtrisées, notamment en termes de conformité, d’émission et de réception, ainsi que d’archivage.

Également retrouvée sous l’appellation “e-facture”, la facture électronique est entièrement digitalisée. Les formats papier sont alors délaissés au profit des modèles dématérialisés, pour des opérations plus simples jour après jour. De plus, la transition vers le numérique note plusieurs changements, notamment en termes de transparence quant à l’avancée des traitements des factures. Par ailleurs, nous verrons qu’une telle alternative simplifie grandement le travail des collaborateurs, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Quels sont les processus et enjeux ?

Bien comprendre la facture électronique, c’est se familiariser avec son fonctionnement ainsi que ses enjeux pour votre entreprise. Ainsi, nous vous apportons ici quelques précisions concernant la conversion vers la e-facture pour les sociétés de toutes tailles.

Les avantages de la facture électronique

Dans un premier temps, nous mettons en lumière les principaux avantages de la facture électronique. Outre l’indiscutable gain de temps procuré par le format électronique, la e-facture saura également permettre à votre entreprise de réaliser des économies. En effet, tous les coûts que pouvaient impliquer la création et l’émission de factures disparaissent.

En parallèle d’un indiscutable gain de temps et d’argent, la facture électronique permet également de faciliter la transmission entre les deux partis, grâce à un circuit plus court. Nous précisons qu’un tel paramètre limite également le risque d’erreur. En somme, opter pour la e-facture est une évidence pour l’ensemble des entreprises qui seront en mesure de répondre aux enjeux d’aujourd’hui et de demain.

Des étapes distinctes

Afin d’adopter la e-facture sans encombre, il est nécessaire de suivre quatre étapes clés que nous allons vous détailler ci-dessous.

• La réalisation d’un audit de votre système d’information, permettant d’identifier les secteurs affectés par la conversion vers la e-facture.
• Le nettoyage de la base de données, afin de trier et classer les clients et fournisseurs selon leur numéro de SIRET ; essentiel à la facturation.
• La mise en conformité des factures selon les réglementations en vigueur.
• La sélection d’une solution de facturation électronique en accord avec les mentions obligatoires, notamment en termes de e-invoicing entrants et sortants, ainsi que le e-reporting.

Les obligations à respecter

Si la conversion vers la facture électronique présente bien des avantages, cette dernière n’est toutefois pas toujours aisée à mettre en place, c’est pourquoi il est indispensable d’implanter une solution adéquate. Cette dernière vous assure de respecter les différentes obligations en vigueur, pour un système de facturation aux normes.

Des factures conformes

Dans un premier temps, il est indispensable que les e-factures émises répondent aux obligations en usage. Nous citons quatre modalités :

• Les factures en format structuré : doivent répondre à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.A et CII) et produire un lisible.
• Les factures en format mixte : doivent répondre à la norme européenne EN16931 et produire un PDF lisible à l’écran.
• Les factures en format optionnel
• Les flux dématérialisés

Des réglementations d’archivage

Parmi les obligations à respecter, nous citons également les normes en termes d’archivage. En quelques mots, il convient de vous assurer que l’intégralité des e-factures est déposée dans un coffre-fort numérique, dans son format numérique original.

La notion de “e-reporting”

Nous l’avons évoqué précédemment, le e-reporting fait partie des étapes essentielles de la facturation électronique. En résumé, cela consiste à transmettre les différentes données à l’administration fiscale.

Les flux e-reporting devront être réalisés pour les trois cas de figure suivants :

• Une transaction B2C
• Une transaction B2B
• Un encaissement

La transparence des statuts

Enfin, lorsque les entreprises adoptent la facturation électronique, ces dernières s’engagent à faire preuve d’une réelle transparence quant à l’avancement du traitement de cette dernière. Nous distinguons alors quatre statuts devant impérativement figurer sur les plateformes :

• “Déposée”
• “Rejetée”
• “Refusée”
• “Encaissée”

Nous précisons qu’il est également possible de présenter d’autres statuts, quant à eux facultatifs. Nous parlons notamment de “prise en charge”, “mise à disposition”, “approuvée partiellement”, etc.

Sage 100 : une solution adaptée à vos besoins

Les factures électroniques marquent une réelle révolution dans le quotidien des entreprises qui gagnent un temps précieux. De manière à pouvoir appréhender de tels changements, il est indispensable de vous équiper d’une solution adaptée, qui saura vous accompagner dans votre transition. Parmi les incontournables du domaine, nous retrouvons Sage 100, présentant de nombreux avantages pour les PME. Nous vous présentons ici brièvement cet outil aux multiples atouts.

Une plateforme performante

Sage 100 répond à chacun de vos critères de choix quant à votre plateforme de facture électronique. En effet, cette dernière met en avant des avantages indiscutables pour les entreprises qui débutent dans la e-facturation :

• Une plateforme fiable, garantissant la sécurité de vos données.
• Un service de confiance, garantissant une réelle rapidité d’exécution dans les différentes étapes du procédé de facturation.
• Une plateforme compatible avec le Portail Public de Facturation (PPF) gratuit pour y déposer les factures normalisées.

Une solution qui s’adapte à vos besoins

La solution Sage 100 dispose d’une fonctionnalité dédiée à la facturation avec Sage Automatisation Comptable. Cet outil dernière génération prend en charge la dématérialisation des factures pour une démarche entièrement digitalisée.

En optant pour la solution Sage 100 vous profitez des multiples atouts que celle-ci présente. Entre autres, l’outil saura vous garantir un traitement des factures facile et rapide, grâce à une automatisation des plus performantes. Par ailleurs, la gestion de votre facturation, et de votre comptabilité en général, devient alors plus aisée, facilitant grandement le quotidien de vos collaborateurs.

Sage s’est clairement positionné comme un candidat PDP (Plateformes de dématérialisation partenaire) et souhaite intégrer cette plateforme à sa solution ERP. Ces plateformes privées assurent toutes les fonctionnalités prévues par la réforme : contrôle, extraction de données requises et transmission au PPF, transmission des factures entre elles ou avec le PPF, retours de statuts et du e-reporting. Il faudra attendre septembre 2023 pour connaître les PDP immatriculées.