15 février 2022

En quoi un logiciel ERP peut-il devenir un outil de gestion d’inventaire efficient ?

La gestion d’inventaire se définit comme un compte rendu de l’état de vos stocks. Pour beaucoup, cette tâche n’est pas aisée, quoique nécessaire. Il est donc important de la traiter avec rigueur, et c’est pour cela qu’il existe des outils d’inventaire pour la faciliter. Les outils de type “tableur” peuvent être utiles mais sont trop limités pour être efficients. Pour rendre la gestion d’inventaire efficace, des solutions de gestion d’inventaire existent. Ceux-ci sont techniquement adaptés à cette tâche. Quels sont ces outils d’inventaire ?

Comment fonctionne une gestion d’inventaire efficace ?

Pour gérer votre inventaire, il faut une bonne précision, d’où le besoin d’avoir un bon système de gestion d’inventaire. L’efficacité de cette gestion repose sur plusieurs critères.

  • L’exactitude. Il faut pouvoir connaître son stock de manière exacte, savoir le nombre, le type et la valeur des produits. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’inventaire vous permettra d’être plus juste dans le décompte.
  • L’estimation. Si vous avez des stocks de petits objets de faible valeur, il est beaucoup plus efficace d’estimer leur nombre que de les compter un par un. Etant donné la faible valeur de l’objet, la perte de précision sera minime, mais le gain de temps sera très intéressant.
  • La facilité à vérifier. Il doit être le plus simple possible pour un tiers de vérifier l’inventaire. Encore une fois, utiliser un logiciel de gestion d’inventaire permet de rendre les informations plus vérifiables. Celles-ci seront plus précises, concises et simple d’accès.
  • La rapidité. Un inventaire trop long à comptabiliser perd vite en rentabilité. De plus, cela peut rendre la tâche démoralisante pour les employés. Avec un logiciel de gestion d’inventaire, la prise de celui-ci est plus fluide et plus rapide.

Quelles sont les méthodes de gestion d’inventaire

Pour gérer votre inventaire, vous devez choisir une méthode précise. Ces méthodes se classent en trois familles :

  • L’inventaire intermittent : Cette méthode consiste à effectuer un compte complet des stocks à intervalle régulier. Parmi cette famille de méthodes, il existe l’inventaire quotidien, très précis et utile quand on cherche à identifier des problèmes avec les produits, l’inventaire hebdomadaire, qui comme son nom l’indique consiste à effectuer un inventaire toutes les semaines, ainsi que l’inventaire mensuel, trimestriel voire annuel, qui permet d’estimer plus facilement les profits générés par votre entreprise.
  • L’inventaire permanent : Cette méthode consiste à enregistrer toutes les entrées et sorties de stocks. Elle s’appuie uniquement sur la variation du stock, grâce à une identification précise de celui-ci.
  • L’inventaire tournant : Cette méthode consiste à compter périodiquement des parties différentes du stock. C’est un mix entre l’inventaire intermittent et permanent.

Ces méthodes ont leur avantages et leurs inconvénients. Pour l’inventaire intermittent, la mise en place est plus facile et le coût est moins élevé, tandis que l’inventaire permanent sera plus couteux et nécessitera un système de gestion d’inventaire plus complexe. Cependant, celui-ci est plus efficace et permet d’éviter les ruptures de stock. Quant à l’inventaire tournant, il est très efficace mais nécessite une équipe spécialisée. Généralement, si vous avez beaucoup de stocks, l’inventaire permanent ou l’inventaire tournant sera plus efficient et l’utilisation d’un logiciel d’inventaire sera tout indiqué. Pour des stocks plus petits, l’inventaire intermittent peut être utile, mais un logiciel d’inventaire sera toujours un allié puissant.

Visibilité et rentabilité

Une entreprise est dépendante vis-à-vis des flux de ses stocks. Cela signifie que pour une meilleure efficacité au sein de celle-ci, il est nécessaire d’avoir la connaissance la plus précise possible des flux d’entrée et de sortie des produits. C’est pour cela que vous devez mettre en place un système de gestion d’inventaire puissant pour avoir cette connaissance. L’utilisation d’un outil d’inventaire adapté vous permettra une meilleure traçabilité et visibilité de vos stocks. Faire ceci augmentera votre productivité. En effet, améliorer certains aspects, comme le respect des délais de livraison des produits, améliorera votre réputation et votre productivité. C’est pour cela qu’il est indispensable de limiter au maximum les ruptures de stock. Encore une fois, un logiciel de gestion d’inventaire adéquat est tout indiqué.

Les progiciels ERP comme logiciel de gestion d’inventaire

Un progiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) est un outil permettant à une entreprise de gérer différentes tâches, telles que les ressources humaines, les finances, ou, dans notre cas, l’inventaire. Le principe d’un ERP est de regrouper un maximum d’outils nécessaires et utiles à cet effet en un seul et même logiciel. D’un point de vue plus technique, la praticité de cet outil vient du fait que le gain global d’un ERP est supérieur à la somme des gains des outils qui le composent. Cela signifie qu’il est plus intéressant de bénéficier d’un logiciel comprenant plusieurs outils intégrés que d’utiliser ces outils de manière indépendante et disparate. Ce progiciel agit ainsi comme un tout-en-un. Qui plus est, il faut savoir qu’un progiciel ERP peut tout à fait être « personnalisé » pour des fonctions particulières, et être utilisé comme un logiciel de gestion d’inventaire par exemple. Pour utiliser un ERP comme un outil d’inventaire, il convient de faire appel à un prestataire spécialisé, que l’on appelle intégrateur. Celui-ci vous guidera dans le choix du progiciel, et dans son paramétrage pour l’optimiser en tant que système de gestion d’inventaire.

De plus, un logiciel d’inventaire ERP hérite de tous les avantages des ERP. Parmi ceux-ci, on retrouve par exemple :

  • Une parfaite cohérence de l’outil d’inventaire. En effet, toutes les informations sont regroupées et homogènes. Cela permet de limiter les erreurs. De plus, le système de gestion d’inventaire est parfaitement homogène. Tout est regroupé dans une même unicité. Tout suit la même logique, la même ergonomie, ce qui rend le logiciel d’inventaire ERP à la fois plus agréable et plus productif.
  • Une minimisation des coûts. En effet utiliser un logiciel d’inventaire ERP permet notamment de synchroniser les traitements, et de diminuer l’effectif en charge des comptes.

Prendre en compte ces avantages est très important. Cependant, il existe aussi des inconvénients. Le plus souvent ceux-ci sont dus à une mauvaise utilisation du logiciel d’inventaire ERP. En effet, la mise en place de cet outil d’inventaire peut devenir complexe si le logiciel d’inventaire ERP est mal paramétré. Cela peut aussi donner un logiciel d’inventaire surdimensionné si son utilisation est plus large que les besoins de l’entreprise, ou sous-dimensionné s’il ne parvient pas à couvrir tous les besoins de l’entreprise. Il faut savoir que ces problèmes existent, mais ils peuvent être évités. Pour cela il faut s’aider d’une main d’œuvre qualifiée au déploiement du logiciel de gestion d’inventaires.

Lorsque l’on compte, un système de gestion d’inventaires efficient permet d’éviter beaucoup d’erreurs

Comme vous le savez sûrement, quand il s’agit de compter, une machine ne se trompe jamais. En gestion d’inventaire, des « coquilles » ont tendance à se glisser. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’inventaire efficace permet de limiter ces erreurs. Parmi celles-ci, on note :

  • Des problèmes de précision. En effet, il est facile de se tromper dans le décompte des stocks. Vous devez minimiser ces erreurs au maximum. Un logiciel de gestion d’inventaire peut vous permettre de limiter ce type d’erreur. Un logiciel d’inventaire ERP permet de prédéfinir les entrées de marchandises avec un système de code-barre.
  • Des problèmes de synchronisation de l’inventaire, surtout si vous avez plusieurs sites de stockage. Si vous possédez plusieurs sites de stockage, il arrive qu’il y ait des erreurs liées à une mauvaise synchronisation de l’inventaire. Parmi ces erreurs, on retrouve souvent des produits comptés en double ou non comptés. Grâce à un outil d’inventaire performant, tout est synchronisé et ce type d’erreur est limité.
  • Des problèmes de ruptures ou de surstock. Si ces problèmes sont fréquents, il est peut-être temps de passer à une méthode d’inventaire plus performante, comme l’inventaire permanent. Dans ce cas-là, utilisez un logiciel d’inventaire ERP pour faciliter la méthode.

C’est ici que la puissance d’un bon logiciel d’inventaire ERP entre en jeu. Comme vous le voyez, beaucoup d’erreurs peuvent être évitées avec un logiciel d’inventaire ERP. L’utilisation des ERP permet de réduire les coûts, et d’augmenter la productivité et la rentabilité, tout en vous simplifiant la vie. L’utilisation d’un logiciel ERP est donc une solution très efficace.