8 octobre 2025

Pourquoi le cahier des charges est-il indispensable pour un projet ERP ?

ERP

L’implémentation d’un système ERP présente de nombreux avantages pour une entreprise. Toutefois, un tel projet peut s’avérer complexe et nécessite d’être parfaitement encadré. La rédaction d’un cahier des charges est ainsi préconisé puisque ce dernier vous permet de structurer votre démarche. Nous vous présentons ici tous les avantages d’un cahier des charges et les enjeux de ce dernier pour un ERP adapté aux besoins de votre société.

Cahier des charges : définition

Avant toute chose, il est essentiel de mettre en lumière la notion de cahier des charges. Qu’en est-il ? Quelles sont ses fonctions ? Pourquoi est-il indispensable ? Nous tâchons ici d’apporter une réponse à chacune de ces questions.

Tout d’abord, nous commencerons par préciser que le cahier des charges est un document recensant un certain nombre d’informations relatives à votre projet ERP. Vous y retrouvez les renseignements au sujet de l’entreprise, son marché, sa clientèle, son activité, etc. Seront également spécifiées : les perspectives et projets, les processus, les besoins ainsi que les contraintes. Nous entrerons plus en détail ci-dessous. Réunies en un seul et même documents, ces données peuvent être consultées à tout moment, notamment par votre intégrateur.

Le cahier des charges contient tous les éléments nécessaires à l’intégration de votre ERP. Il permet de faciliter le processus et de garantir que ce dernier saura répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise. De plus, il peut être intéressant de spécifier le type d’accompagnement souhaité pour votre projet, pour une personnalisation optimale.

Les avantages d’un cahier des charges pour votre projet ERP

Nous avons évoqué le principe d’un cahier des charges pour votre projet ERP, il est désormais important de citer les avantages concrets d’un tel document. Pourquoi est-il essentiel pour votre entreprise ?

Un moyen de communication

Comme mentionné précédemment, un certain nombre d’informations seront spécifiées dans votre cahier des charges. Dans la mesure où un tel document n’est pas “fixe”, et peut connaître des modifications au fil du temps, il peut être considéré comme un moyen de communication fiable entre les key users et l’intégrateur. Avec toutes les données inscrites noir sur blanc, ce dernier est en mesure de mettre en place un ERP qui répond parfaitement aux besoins de l’entreprise. En l’absence d’un cahier des charges, le projet pourrait également être retardé, puisque l’intégrateur serait dans l’obligation de régulièrement vous solliciter pour cibler vos besoins.

Un projet structuré

Un projet ERP est grandement variable d’une société à une autre. Selon les besoins et enjeux, certains logiciels sauront se montrer plus pertinents que d’autres. En structurant correctement le projet, vous limitez considérablement les risques d’incompréhensions ou de malentendus qui pourraient engendrer, in fine, un logiciel inutilisable et une perte de revenu indéniable.

Une intégration sur mesure

Lorsque votre intégrateur dispose de toutes les informations nécessaires à la démarche, via un cahier des charges exhaustif, ce dernier peut alors procéder à la concrétisation de votre projet. En fonction des requêtes spécifiées dans le cahier des charges, il est assuré de pouvoir proposer une solution ERP en accord parfait avec vos besoins, ce qui permettra à l’entreprise de croitre de façon exponentielle.

Qu’intégrer dans un cahier des charges ?

Pour un cahier des charges pertinent, qui saura servir d’outil de travail à l’entreprise comme à l’intégrateur, nous devons retrouver un certain nombre d’éléments.

La présentation de l’entreprise

La première étape de rédaction d’un cahier des charges doit comprendre une présentation détaillée de l’entreprise. Du secteur d’activités aux besoins spécifiques, il ne faut rien omettre. De cette manière, l’intégrateur dispose de toutes les informations nécessaires, lui permettant de correctement cibler les enjeux, et proposer une prestation en adéquation avec ceux-ci.

Les processus

Une présentation des processus existants peut également s’avérer pertinente. Celle-ci nécessite toutefois de solliciter les collaborateurs en charge afin qu’ils puissent proposer une description plus détaillée et exhaustive des flux existants et des points à améliorer.

Les besoins

De façon à pouvoir bénéficier d’une solution adaptée à l’ensemble des besoins de l’entreprise, il est indispensable de lister ces derniers. C’est notamment à cette occasion qu’il est pertinent de spécifier les fonctions attendues de votre solution ERP afin que votre intégrateur soit en mesure de cibler vos problématiques et d’y répondre.

Les éventuelles contraintes

L’intégration d’un outil ERP devra parfois faire face à des obstacles qu’il faudra surmonter. Il est important, dans la rédaction du cahier des charges, de préciser les contraintes auxquelles s’expose l’intégrateur afin que celui-ci puisse trouver des solutions adaptées. Parmi les contraintes en question, nous retrouvons souvent les corrélations avec les autres logiciels du système d’information. Il convient donc de lister ceux-ci dans votre cahier des charges.

Les budgets

Une solution ERP sur-mesure peut se montrer des plus bénéfiques pour l’entreprise, notamment d’un point de vue financier. Toutefois, à l’inverse, un outil inadapté pourrait produire l’effet inverse et entraîner une perte de coûts.

Lorsque l’on évoque la notion de coût, il est important d’apporter quelques précisions sur le budget total de votre ERP, ainsi que le ROI généré par une solution adaptée. En effet, la mise en place d’un tel logiciel représente un prix qu’il est crucial d’anticiper pour l’entreprise. Toutefois, un outil en accord avec vos besoins pourrait générer d’importants profits, sur le court et long terme.

Encadrez votre projet ERP avec un cahier des charges exhaustif

De façon à comprendre les enjeux d’un cahier des charges, il est indispensable de bien définir ce qu’est un système ERP et ce qu’il implique pour une entreprise, quelle qu’en soit la taille. En quelques mots, un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel permettant de faciliter et d’automatiser les activités quotidiennes. Il peut s’agir de la comptabilité, la supply chain, les problématiques relatives à la conformité, etc. En parallèle, vous bénéficiez d’une meilleure gestion des performances, qui auront des répercussions notables sur les résultats financiers. Pour un outil performant, la rédaction d’un cahier des charges est indispensable. Celle-ci saura structurer et encadrer votre projet de façon optimale, et en garantir la rentabilité.

Les outils ERP présentent des avantages indéniables pour une entreprise. Avec une gestion quotidienne facilitée, vous disposez de toutes les clés nécessaires au succès de votre société. Toutefois, il est indispensable d’intégrer un système ERP en accord avec vos besoins, pour une efficacité optimale, qui n’engendre aucune perte de revenus. Parmi les solutions qui se démarquent sur le marché, nous retrouvons notamment Microsoft Dynamics 365, fusionnant les fonctionnalités d’un ERP et d’un CRM.