Facturation électronique & PEPPOL : pourquoi les entreprises équipées d’un ERP Cloud public seront-elles favorisées ?

« Les entreprises déjà équipées d’un ERP en Cloud public, comme Microsoft Dynamics 365 Business Central, bénéficient d’un avantage significatif dans la mise en œuvre de la facturation électronique. »

Xavier Dumas
Responsable de projet avant-vente D365 Business Central

La transformation numérique des entreprises est sur le point de franchir une nouvelle étape décisive avec la généralisation de la facturation électronique en France. Initialement programmée pour le 1ᵉʳ juillet 2024, cette réforme a été repoussée au 1ᵉʳ septembre 2026 par la Direction générale des Finances publiques. Cette initiative, qui concerne environ 4 millions d’entreprises, vise à moderniser les échanges commerciaux en imposant l’utilisation de factures électroniques pour toutes les transactions B2B. Avec 2 à 2,5 milliards de factures échangées chaque année en France, l’enjeu est donc colossal.

Pour faciliter cette transition, l’État a accrédité 80 Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui joueront un rôle pivot dans la transmission et la gestion des factures électroniques. Les grandes entreprises devront se conformer à cette obligation dès le 1ᵉʳ septembre 2026 en choisissant leur PDP, tant pour la réception que pour l’émission des factures. Les petites entreprises, y compris les auto-entrepreneurs, suivront un an plus tard, avec une mise en conformité totale requise au 1ᵉʳ septembre 2027.

Cette réforme représente de fait un changement majeur pour toutes les entreprises françaises, nécessitant une préparation minutieuse et une compréhension approfondie de ces nouvelles obligations légales… Surtout avec une date buttoir qui se rapproche à grands pas et le récent revirement de l’Etat, deux éléments qui vont impacter la mise en œuvre de cette réforme, donnant un net avantage aux entreprises disposant déjà d’un ERP orienté Cloud comme Microsoft Dynamics 365 Business Central. Xavier Dumas, Responsable de projet avant-vente Dynamics 365 Business Central, nous explique pourquoi…

Un contexte qui évolue et une mise en œuvre qui approche

Le 15 octobre 2024, l’État français a pris une décision marquante en se désengageant de son rôle de portail public de facturation, transférant cette responsabilité aux PDP. Cette réorganisation implique que l’administration se concentrera désormais sur une mission principale : la création d’un annuaire central des destinataires, indispensable pour faciliter les échanges entre les différentes plateformes. Cette réorientation signifie donc qu’il n’y aura pas de solution publique, gratuite et simple pour la gestion des factures électroniques. Les entreprises devront obligatoirement choisir un PDP pour gérer leurs factures. Elles doivent donc se préparer à des coûts potentiels liés à l’utilisation de ces PDP. Le choix du prestataire est donc important, car la PDP agira comme la « boîte aux lettres » de l’entreprise, centralisant la réception et l’envoi des factures électroniques.

Les PDP seront logiquement responsables de la transmission des factures et de l’interopérabilité entre elles, et devront garantir que les factures électroniques puissent être échangées de manière fluide et sécurisée entre différentes plateformes. Toutefois, cette transition soulève des défis, notamment en termes de normalisation des processus. Un groupe de travail a été créé pour harmoniser les enjeux autour de la réforme, mais la validation des normes n’est pas encore finalisée, elle est attendue au mieux d’ici fin avril 2025. La question de l’autorité et de la gouvernance face à ce rôle des PDP se pose légitimement. À l’image de ce qui se fait déjà dans d’autres pays européens avec PEPPOL, il est nécessaire de mettre en place une structure de supervision pour assurer la conformité et l’efficacité des PDP. Cette autorité pourrait jouer un rôle clé dans la surveillance des plateformes, la résolution des litiges et l’accompagnement des entreprises dans cette transition numérique majeure.

Le réseau PEPPOL, le catalyseur de l’interopérabilité des factures électroniques

PEPPOL, acronyme de « Pan-European Public Procurement Online, » est un réseau historique européen qui facilite les échanges de factures électroniques entre entreprises et administrations publiques. Initialement conçu pour les transactions Business to Government (B2G), PEPPOL a étendu son champ d’action au Business to Business (B2B), particulièrement dans les pays nordiques, où son adoption est significative. Concrètement, PEPPOL régit un ensemble de règles et de normes visant à standardiser l’échange d’informations commerciales. Son objectif principal est d’assurer l’interopérabilité entre les pays membres de l’Union Européenne en généralisant l’utilisation de documents électroniques, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. L’accès au réseau PEPPOL s’effectue via des points d’accès sécurisés, garantissant une transmission fiable des données.

Aujourd’hui, le réseau PEPPOL est présent dans 43 pays et a traité plus de 150 millions de transactions pour 350 000 organisations en 2024. Cette adoption croissante témoigne de la confiance des utilisateurs dans le réseau pour gérer divers types de documents électroniques, au-delà des simples factures. Des tests d’interopérabilité sont en cours avec le réseau PEPPOL pour s’assurer que les échanges en France se déroulent sans accroc. La désignation d’une autorité PEPPOL française représenterait ainsi une avancée majeure vers la création d’un écosystème électronique robuste et harmonisé. Le Sénat et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) travaillent activement à la création de cette « autorité PEPPOL » pour la France, qui aurait pour mission de maintenir le cadre spécifique français. Cette autorité superviserait notamment l’Annuaire des Entreprises, les trois formats de facturation (Factur-X, UBL, CII), les mentions particulières, ainsi que les données de paiement.

L’intégration du réseau PEPPOL dans le paysage français de la facturation électronique promet non seulement d’améliorer l’efficacité des transactions commerciales, mais aussi de renforcer la position de la France au sein de l’écosystème électronique européen. Cette initiative marque une étape importante vers une gestion plus fluide et sécurisée des échanges de documents électroniques.

Mais pour l’instant, rien n’est encore fait. Pour autant, les entreprises peuvent adopter une attitude proactive, notamment au niveau de leur ERP.

Pourquoi la réforme de la facturation électronique va-t-elle favoriser les entreprises qui ont fait le choix d’un ERP en Cloud public ?

Dans le contexte de cette Réforme de la Facturation Electronique (RFE), les entreprises utilisant des systèmes d’information obsolètes devraient sérieusement envisager une évolution. Ceci afin de s’assurer que leurs solutions de gestion soient compatibles à temps avec les exigences de la réforme.

Les entreprises déjà équipées d’un ERP en Cloud public, comme Microsoft Dynamics 365 Business Central, bénéficient d’un avantage significatif dans la mise en œuvre de la facture électronique. En effet, les mises à jour automatisées de l’ERP par l’éditeur permettront de bénéficier au plus tôt des fonctionnalités nécessaires à ces enjeux de dématérialisation, ainsi que des connecteurs adéquats vers les différents formats de factures électroniques. Sans réelle action de leur part, les entreprises utilisatrices accéderont à des services centralisés au cœur de leur ERP, facilitant ainsi la gestion et offrant une plus grande flexibilité pour s’adapter à cette réforme.

Dans ce contexte, l’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central propose de nombreux avantages spécifiques :

• Conformité réglementaire: Business Central intègre des solutions conformes aux normes en vigueur, telles que les formats UBL et Factur-X, garantissant ainsi que les entreprises respectent les obligations légales en matière de facturation électronique.
• Automatisation des processus: l’ERP automatise l’échange de documents commerciaux, réduisant les erreurs manuelles et accélérant le traitement des documents, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.
• Intégration avec les PDP: Business Central peut être intégré avec des PDP pour assurer une transmission sécurisée et conforme des factures électroniques. Les PDP jouent un rôle essentiel dans la gestion des flux de facturation, garantissant l’interopérabilité et la conformité avec les exigences fiscales.
• Suivi et traçabilité: l’ERP offre une vue consolidée des échanges de documents, permettant de suivre l’état des transactions en temps réel. Cela facilite la gestion des flux financiers et administratifs, tout en assurant une traçabilité complète pour les audits.
• Réduction des coûts et gain de temps: En éliminant le besoin de traitement manuel et d’impression de documents, Business Central permet de réaliser des économies significatives en termes de temps et de coûts opérationnels, tout en réduisant l’empreinte écologique de l’entreprise.
• Sécurité et archivage: l’ERP assure un archivage sécurisé des factures électroniques, garantissant leur accessibilité pour les audits ou les contrôles fiscaux. La gestion numérique sécurisée protège les informations sensibles et assure la conformité avec les réglementations en vigueur.

Pour les entreprises dont l’ERP n’est pas encore prêt pour la RFE, il est temps de prévoir une évolution ! Notre expertise dans la mise en œuvre de l’ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central vous permet de bénéficier de retours d’expérience précieux et d’un accompagnement adapté à tous les enjeux de cette transition :

• Apports fonctionnels et technologiques: évaluer les bénéfices fonctionnels et technologiques de la migration vers un ERP Cloud.
• Pilotage du projet: définir une stratégie de migration claire et structurée.
• Évolution vers Dynamics 365: comprendre les étapes concrètes pour migrer vers Dynamics 365 et anticiper les changements organisationnels.
• Démarche de migration: adopter une approche méthodique pour assurer une transition fluide et sans interruption des opérations.

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