Comment booster votre productivité avec une solution de comptabilité ?

Certaines missions de comptabilité sont particulièrement chronophages et répétitives, ce qui n’est pas toujours très avantageux pour le planning d’une entreprise. Toutefois, de nouvelles solutions de comptabilité existent depuis quelques années et permettent ainsi de simplifier une majorité de ces tâches : les ERP. Avec de tels logiciels, à l’instar de Sage 100 Comptabilité, le gain de productivité peut être conséquent pour une entreprise. Des écritures comptables aux relances, l’automatisation est désormais au cœur du processus. Découvrons ensemble les nombreux avantages offerts par ces solutions révolutionnaires.

Comptabilité : les impacts du traitement manuel sur le fonctionnement de votre entreprise

Comme dans beaucoup d’autres domaines, les métiers de la comptabilité connaissent, eux aussi, des évolutions importantes ces dernières années. De nos jours, de plus en plus de professionnels choisissent par conséquent de suivre le mouvement et de délaisser leurs anciens tableaux Excel pour des solutions plus modernes.

Le traitement manuel des écritures comptables, et d’autres tâches similaires, pose en effet des limites à la productivité. Tout d’abord, les ressaisies sont monnaie courante, ce qui représente une perte de temps importante pour l’entreprise. Lorsque les écritures comptables sont réalisées à la main, les erreurs sont également beaucoup plus fréquentes. Celles-ci peuvent entraîner des doublons, des montants erronés et bien plus encore. De telles erreurs sont toujours sanctionnées lors des contrôles fiscaux. Dans cette situation, les conséquences peuvent donc être dramatiques pour l’entreprise.

Le traitement manuel de la comptabilité est aussi chronophage, qu’il s’agisse du suivi de la trésorerie, des ressaisies ou encore de la gestion des impayés. Pourtant, avec l’automatisation, il est possible de diminuer le temps nécessaire à la réalisation de ces tâches pour pouvoir le consacrer à des missions bien plus rentables. Un atout pour la productivité de l’entreprise, mais aussi pour le bien-être des comptables.

Pourquoi utiliser des outils d’automatisation ?

Depuis quelques années déjà, de nombreuses moyennes et grandes entreprises se sont emparées des ERP pour automatiser certaines tâches de comptabilité. Comme nous l’avons vu précédemment, c’est un bon moyen d’augmenter la productivité, tout en réduisant les risques associés au traitement manuel.

Diminution de la ressaisie

La ressaisie est une tâche inutilement chronophage puisqu’elle mobilise des professionnels, alors qu’elle pourrait être évitée avec l’aide d’ERP comme Sage 100 Comptabilité. Cette ressaisie peut aussi bien concerner la liste des associés d’une entreprise, que les écritures comptables ou la liste des filiales. Source d’erreurs, la ressaisie est pourtant inévitable, à moins de posséder un ERP capable d’automatiser cette tâche. En un instant, l’outil est en effet capable de traiter un volume important d’écritures comptables, le tout de façon plus sûre. De quoi limiter les erreurs et gagner en productivité sur le long terme !

Génération automatique des écritures comptables

Pour rappel, l’écriture comptable est une tâche indispensable qui a pour but d’enregistrer et de contrôler tous les flux qui impactent les comptes d’une entreprise, dans des journaux comptables. Avec ces données (montant de l’opération, date, crédit ou débit, etc.), il est possible de réaliser des bilans financiers et bien plus encore.

Les logiciels mis au point par Sage peuvent générer automatiquement des écritures comptables multiples. L’outil Sage Automatisation Comptable possède en effet une reconnaissance optique des caractères, ce qui permet de traduire en un instant les factures en écritures comptables. D’autre part, certaines solutions s’appuient aussi sur un schéma sur mesure paramétré en amont, ce qui leur permet de suivre chaque procédure automatiquement : extraire les données, les intégrer au système, les traiter, etc.

En évitant de traiter ces données manuellement, l’ERP permet ainsi d’éviter de nombreux risques comme des pertes financières, des facturations tardives ou encore des doubles saisies. Avec ces outils, la fiabilité et la traçabilité des données comptables sont par conséquent optimales.

Meilleur suivi de la trésorerie

Dans une entreprise, il est nécessaire de suivre de près la trésorerie. Avec le traitement manuel des données et le recours à des fichiers Excel variés, cela n’est pas toujours facile à mettre en place. Une nouvelle fois, les risques sont par conséquent plus importants qu’avec un ERP de comptabilité puisque la visibilité financière est limitée.

De son côté, l’ERP permet souvent de centraliser les documents comptables et de simplifier le partage des données. Avec les tableaux de bord détaillés et les analyses en temps réel, la trésorerie de l’entreprise est parfaitement lisible, ce qui facilite grandement son suivi. Cela permet d’être plus productif au quotidien puisque certains processus sont par ailleurs automatisés : mises à jour, intégration des extraits bancaires, etc. Avec tout cela, les comptables peuvent plus facilement détecter des risques financiers, rééquilibrer les comptes et visualiser les soldes, parmi bien d’autres avantages.

Pour profiter d’un meilleur suivi de la trésorerie, notez qu’il est possible de connecter le module Sage 100 Trésorerie à Sage 100 Comptabilité. Ces deux solutions complémentaires issues de la suite Sage 100 Cloud vous permettront ainsi de bénéficier d’une visibilité à 360° sur votre comptabilité.

Relances clients et gestion des impayés

Les impayés et les retards de paiement sont particulièrement fréquents. Il est nécessaire de les détecter rapidement pour éviter de déséquilibrer votre santé financière. Pour cela, il faut notamment effectuer les relances clients dans un temps relativement court. Au plus les retards s’accumulent, au plus ces derniers mettent en danger votre entreprise.

Avec une solution telle que Sage 100 Recouvrement Créances, la gestion des impayés et des relances se simplifie. Ce logiciel permet en effet de bénéficier d’une bien meilleure visibilité sur les retards de paiement, mais aussi de créer des scénarios sur mesure et d’identifier les mauvais payeurs à travers un scoring. Ce module est aussi capable d’automatiser les relances clients. Outre le gain de temps, Sage 100 Recouvrement Créances réduit aussi l’encours client de 50 % environ.

Sage 100 Comptabilité : une solution de comptabilité complète

L’éditeur de logiciels Sage offre une solution de comptabilité sur mesure pour les entreprises. Avec Sage 100 Comptabilité, il est possible d’automatiser plusieurs tâches afin d’éviter les erreurs, tout en gagnant du temps. Les saisies de comptabilité récurrentes peuvent ainsi être confiées au logiciel. Le temps auparavant consacré à ces saisies et ressaisies peut alors être transféré vers des missions à plus forte valeur ajoutée.

De plus, plusieurs modules complémentaires peuvent être connectés à Sage 100 Comptabilité, comme ceux cités précédemment : Sage 100 Trésorerie, Sage 100 Recouvrement Créances, Sage Automatisation Comptable, Sage 100 Moyens de Paiement et plus encore. Avec le cloud, la comptabilité s’exerce ainsi à 360 degrés, en toute simplicité. De quoi faciliter le travail des comptables de votre entreprise et maximiser leur productivité !