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SharePoint et le travail collaboratif : le booster de vos projets !

July 17, 2018

 

Travailler en équipe donne de bons résultats. La collaboration est même le moteur de l’innovation. Une parfaite cohésion des différents salariés et une définition précise d’un projet sont nécessaires. Mais s’appuyer sur de bons outils représente également un atout déterminant. En tant que composant de base d’Office 365, SharePoint représente le maillon essentiel à tout travail collaboratif.

 

Échanger des informations, se réunir facilement, créer des petits groupes thématiques... Ce sont autant de facteurs favorisant le développement de nouveaux marchés ou projets. Pour relever ces défis quotidiens, les entreprises doivent s’appuyer sur des plates-formes et des outils parfaitement adaptés à ces exigences.

 

C’est pour répondre à cette évolution des besoins professionnels que Microsoft Office 365 a été redessiné pour mettre l’accent sur le travail collaboratif. Cette suite inclut des applications accessibles en ligne. C’est le cas, en particulier, de SharePoint.

 

Le concept est simple : un groupe de travail met en place un dossier SharePoint dans lequel ils peuvent créer, éditer et partager ou chercher des documents de tout type (Word, Excel, PowerPoint, Bookings pour les prises de rendez-vous des clients, la plateforme sécurisée Teams, OneNote, etc). Le processus de stockage fonctionne de la même manière que OneDrive (le service de stockage en ligne de Microsoft) : la dernière version de chaque document est automatiquement sauvegardée dans le cloud et accessible à tous les périphériques/profils utilisateur autorisés.

 

Protection des données

 

Cette synchronisation en temps réel des fichiers facilite la collaboration qui peut être complétée par des échanges via le réseau social d’entreprise Yammer ou la vidéoconférence via Skype. En un mot, SharePoint représente un endroit virtuel où tous les collaborateurs concernés par un projet peuvent se rencontrer, travailler et échanger. Peu importe où ils se trouvent physiquement et appareil fixe ou mobile ils utilisent pour la connexion.

 

Chaque cas étant particulier, SharePoint permet aux membres de l’équipe d’accomplir des tâches spécifiques. Le chef d’équipe dispose en effet des outils nécessaires pour mettre en place des missions individuelles et les assigner ensuite aux personnes sélectionnées.

 

À tous les niveaux, la personne peut administrer des instances SharePoint sans impliquer le service informatique. Une fois une instance créée, l’employé devient l’administrateur et il peut décider qui peut y participer. Mais cette facilité d’usage doit être parfaitement encadrée pour éviter les risques de fuites de données confidentielles ou d’intrusion sur le réseau de l’entreprise.

 

Il est préférable que les instances soient créées et administrées (maintenance, gestion des accès, chiffrement d’informations critiques...) par le service informatique. Cette répartition des tâches est essentielle pour assurer un niveau élevé de sécurité informatique.

 

Trop d’entreprises laissent ouvertes des instances SharePoint ou ne se préoccupent plus de dossiers (suite à des projets abandonnés ou gelés par exemple) mais qui contiennent des données sensibles ou des informations obtenues illégalement (référence au RGPD et la protection des données à caractère personnel)... La formation des salariés doit permettre de les sensibiliser à toutes ces menaces trop souvent négligées ou méconnues.

 

Le travail en équipe n’est pas un concept nouveau. Mais SharePoint simplifie et améliore les échanges au sein d’une équipe. Surtout lorsqu’il est couplé à Office 365 de Microsoft (intégration aussi d’un calendrier ou de OneNote pour documenter les progrès par exemple).

 

Ainsi, le travail collaboratif devient un facteur de croissance.

 

 

 

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