Comment gérer les ordres d’achat et de fabrication ?

Les ordres d’achat et de fabrication font partie intégrante de la méthode MRP (Management des Ressources de Production). Celle-ci propose une aide à la gestion des stocks d’une entreprise par la planification. En optimisant cette gestion des stocks sur le long terme, le MRP vise une meilleure rentabilité des entreprises, notamment en évitant les ruptures ou les surplus de stocks, sources de pertes d’argent parfois colossales. Pour cela, il est essentiel de pouvoir anticiper le plus précisément possible les besoins en articles et en matières premières, à travers les ordres d’achat et de fabrication. Calliope, spécialiste en solutions business, vous explique ici comment ils fonctionnent et quelle solution utiliser pour les gérer.

À quoi correspondent les ordres d’achat et de fabrication ?

Les ordres d’achat

Au sein d’une entreprise, de nombreux produits sont utilisés au quotidien. Il peut s’agir des matières premières nécessaires à la production des articles – dans le cas d’une entreprise dont l’activité principale est liée au commerce -, mais également du matériel mis à disposition des salariés : fournitures et mobilier de bureau, ordinateurs, machine à café ou à thé, dosettes, etc. Pour acquérir tous ces produits, il est nécessaire de faire appel à un fournisseur. La commande passe alors par un ordre d’achat (OA), aussi appelé commande fournisseur.

Au fur et à mesure, les stocks diminuent progressivement. L’objectif étant de ne pas se laisser dépasser, l’ordre d’achat permet d’avoir une visibilité claire et précise sur l’évolution de ces stocks. Ce document contient donc des données essentielles à l’optimisation de leur gestion, et conduit à une meilleure systématisation des futurs processus.

L’ordre d’achat doit contenir toutes les informations relatives à la commande effectuée. Il constitue le lien juridique entre l’acheteur (l’entreprise) et le fournisseur. Ainsi, ce document doit présenter :

• Le numéro de référence de la commande, pour faciliter son suivi et sa gestion.
• Les articles concernés par la commande.
• Le prix HT et TTC de chaque article.
• La quantité désirée pour chaque produit.
• Les adresses de facturation et de livraison.
• Les conditions liées au paiement de la commande.
• Les conditions de livraison (date, instructions, lieu).
• Le montant de la TVA.
• D’autres informations éventuelles telles qu’une remise de la part du fournisseur, par exemple.

Les ordres de fabrication

Utilisé dans les ateliers de fabrication d’une entreprise, un ordre de fabrication (OF) désigne le document lié à l’ordonnancement d’une production. Il peut s’agir d’un produit fini, ou bien d’une pièce ou d’une matière première nécessaire à la fabrication d’un article. L’ordre de fabrication survient entre l’étape de la commande et l’étape de la production. Il constitue un document essentiel à une planification optimale de la production.

Afin de gérer au mieux la production, l’ordre de fabrication est établi à partir d’une nomenclature arborescente dédiée à chaque produit. Cette nomenclature est le fruit du travail d’un bureau d’études, et dresse la liste de tous les composants nécessaires à la fabrication dudit produit. Elle se présente par niveaux qui permettent de visualiser l’ensemble des étapes de fabrication jusqu’à l’obtention du produit fini.

Un ordre de fabrication doit contenir différents éléments qui rendent possible la planification de la production :

• La description du produit.
• La ligne de vente.
• Le statut de la production.
• La quantité d’articles à produire.
• La date désirée.
• Les dates de début et de fin planifiées.
• Les dates de début et de fin effectives.

Quels bénéfices tirer d’une bonne gestion des ordres d’achat et de fabrication ?

En optimisant pleinement la gestion des ordres d’achat et de fabrication, votre entreprise bénéficie de nombreux avantages qui aideront à augmenter ses performances.

Les bénéfices d’une bonne gestion des ordres d’achat

Grâce à un contrôle régulier et efficace de vos ordres d’achat, vous améliorez considérablement le fonctionnement interne de votre mode de production. Ainsi, une bonne gestion des ordres d’achat vous garantit :

• Une vision claire et précise de vos flux de trésorerie (obligations de paiement, rentrées d’argent…) et, par conséquent, une meilleure gestion de ceux-ci.
• Une comptabilité optimale, avec une réduction des retards de traitement et de paiement.
• Une meilleure visibilité sur l’évolution des stocks : rotation, quantités disponibles ou réservées.

Les bénéfices d’une bonne gestion des ordres de fabrication

Le principal avantage d’un ordre de fabrication est de parvenir à atteindre une bonne maîtrise de son rythme de production. Ainsi, l’entreprise respecte parfaitement les délais imposés par les commandes des clients, ce qui suscitera leur satisfaction et les incitera à commander de nouveau. L’ordre de fabrication est donc non seulement un moyen de contrôler les délais de livraison, mais également de fidéliser ses clients. Par ailleurs, ce processus offre aux salariés une meilleure visibilité sur leur quantité de travail réelle et sur le rythme requis. Enfin, les ordres de fabrication permettent d’éviter au maximum les rebuts, et donc le gâchis de produits ou de matières premières.

Quelle solution pour gérer les ordres d’achat et de fabrication ?

Une bonne gestion des ordres d’achat et de fabrication constitue un outil essentiel pour le pilotage de la chaîne de production des petites et moyennes entreprises. C’est pourquoi Calliope Business Solutions vous propose un accompagnement sur-mesure dans l’intégration de la solution Sage 100 Gestion de production au sein de votre fonctionnement.

Sage 100 permet à votre entreprise de gagner en productivité, en rentabilité et en traçabilité, grâce à la mise en place d’outils de planification, de calcul des besoins nets, de gestion des données techniques et des stocks, et de suivi de fabrication. Entièrement évolutive et personnalisable, la solution Sage 100 s’adapte à vos besoins et à vos problématiques.

Grâce à l’interface proposée par Sage 100 Gestion de production, vous avez accès à toutes vos données utiles en temps réel :

• Le planning de production de l’atelier.
• Les différents éléments qui composent votre chaîne de production.
• L’évolution de vos stocks et de vos ressources.
• Les données techniques.

En intégrant la solution Sage 100 au fonctionnement de votre entreprise, vous augmenterez considérablement la croissance de votre activité et les performances de vos équipes. Vous souhaitez améliorer les performances de votre société ? N’hésitez pas à contacter les experts de Calliope pour discuter ensemble de votre projet !