Comment structurer vos processus d’entretiens individuels ?

Également appelé entretien annuel d’évaluation, l’entretien individuel a pour objectif d’évaluer les compétences et les résultats obtenus par les salariés au sein de l’entreprise. Si vous souhaitez définir de nouveaux objectifs et énumérer d’éventuelles perspectives d’amélioration pour l’année à venir avec vos salariés, il sera nécessaire de préparer minutieusement vos entretiens individuels. Ayant lieu généralement une fois par an, ce type d’entretien est l’occasion pour un salarié d’obtenir une promotion, de se voir confier de nouvelles responsabilités ou de demander à réaliser une formation spécifique en lien avec son domaine d’expertise. Pour que les entretiens individuels de votre entreprise aient lieu dans les meilleures conditions, nous vous expliquons comment structurer vos processus d’entretiens individuels.

Quelle est l’importance des entretiens individuels ?

En tant que véritable moment de dialogue et d’échanges entre un employeur et son salarié, l’entretien individuel est l’occasion de s’intéresser à l’état d’esprit et aux attentes du salarié concernant son évolution professionnelle au sein de l’entreprise. Lors d’un entretien individuel, l’employé peut notamment en profiter pour demander une augmentation, une promotion, un changement de poste ou une formation en énumérant les compétences acquises au cours de l’année écoulée. L’entretien annuel d’évaluation sert à évoquer l’état d’avancement du travail de chacun, les éventuelles difficultés rencontrées par le salarié, les conditions de travail ainsi que les réussites professionnelles. En tant qu’employeur, il sera nécessaire d’aborder certains sujets tels que :

• La performance globale du salarié
• Les relations professionnelles
• Les valeurs de l’entreprise
• L’acquisition de compétences
• Le développement professionnel

En réalisant des entretiens individuels, vous valoriserez les compétences et le potentiel de vos salariés et créerez une véritable relation de confiance entre vos employés et vous-même. Avec un objectif de performance et d’adaptabilité des employés à leur poste de travail, vous contribuerez à leur bien-être au sein de l’entreprise. De plus, l’entretien individuel sera l’occasion idéale pour énumérer les projets à venir et les futurs objectifs en vue d’évoluer professionnellement.

Comment bien préparer les entretiens individuels ?

Lorsque vous fixez une date auprès d’un de vos salariés afin de réaliser son entretien annuel d’évaluation, vous devrez respecter deux formalités bien distinctes. Si votre entreprise dispose de plus de 50 salariés, il sera nécessaire que vous informiez et consultiez le comité social et économique (CSE), selon l’article L.2312-8 du Code du travail, pour toutes les questions relatives aux conditions de travail. De plus, le salarié devra être informé en amont des méthodes et techniques d’évaluation auxquelles vous recourez lors de l’entretien. Une fois l’entretien terminé, celui-ci peut être digitalisé afin d’améliorer la gestion de l’ensemble des données enregistrées. Dans ce cas de figure, le salarié bénéficie d’un droit d’accès à toutes les informations concernant son entretien annuel d’évaluation.

Pour préparer l’entretien individuel de chacun de vos salariés dans les meilleures conditions possibles, nous vous conseillons de dresser une liste de questions relatives aux conditions de travail et aux difficultés rencontrées par le salarié. C’est également l’occasion de parler des potentiels axes d’amélioration et de la perception de l’entreprise par le salarié. Que vous soyez arrivé au cours de l’année ou que vous ayez déjà réalisé les entretiens individuels de l’année précédente, vous pouvez vous tourner vers le service des ressources humaines pour récupérer les données des entretiens individuels de l’année passée. Ainsi, vous pourrez vous référer à ces données pour voir si les objectifs ont été atteints et vous rafraîchir la mémoire concernant les attentes et ambitions de vos salariés au sein de votre entreprise. À l’approche des entretiens individuels, il faudra que vous pensiez à envoyer une convocation officielle à chacun de vos salariés indiquant la date et le lieu de l’entretien afin qu’ils aient le temps d’en prendre connaissance et de se préparer.

Lors de l’entretien, il sera essentiel que vous valorisiez le travail de vos salariés en mettant en avant les résultats de leur travail. Par la suite, vous pourrez leur offrir plus de responsabilités au sein de l’entreprise ou leur confier davantage de missions. Il est important que cet entretien soit perçu comme un moment d’échange afin que le salarié se sente en confiance et puisse véritablement exposer ses attentes et ses projets. En préparant l’entretien individuel en amont, vous aurez une meilleure vision des forces et des axes d’amélioration selon la situation de chacun de vos salariés. Pour les motiver, nous vous recommandons de fixer des objectifs à atteindre lors des prochains mois en vue d’obtenir une promotion ou un changement de poste. À la suite des divers entretiens, viendra le moment d’envoyer le compte-rendu aux deux parties concernées afin que chacune d’entre elles le signe. Cela contribuera notamment à officialiser les nouvelles responsabilités ou les nouveaux objectifs confiés à votre salarié.

Pourquoi digitaliser le processus des entretiens individuels ?

Impactant à la fois l’employeur, le salarié et le service RH, les entretiens individuels représentent une tache de travail plutôt importante pour les ressources humaines. En digitalisant les entretiens individuels, ces derniers gagneront un temps considérable et pourront se concentrer sur l’ensemble de leurs responsabilités au sein de l’entreprise. Que vous deviez réaliser une dizaine ou une centaine d’entretiens individuels, les comptes-rendus papier peuvent facilement être égarés. Avec l’éditeur de solutions LUCCA, vous faciliterez la gestion des divers processus administratifs et RH de votre entreprise. Cherchant à améliorer l’organisation de vos campagnes d’entretiens, Poplee Entretiens sert notamment à créer des campagnes et des formulaires sur une seule et même plateforme. Avec cette solution numérique, vous aurez également la possibilité de choisir une date et une personne en particulier pour l’entretien individuel afin de rester organisé et d’avoir le temps de bien préparer cet entretien. De plus, cette plateforme vous permettra de consulter l’historique des entretiens individuels afin de vous renseigner sur les objectifs et les compétences de vos salariés et de leur proposer d’obtenir une promotion ou davantage de responsabilités. Grâce à Poplee Entretiens, vous aurez accès à un module de reporting qui contribuera à mesurer les résultats obtenus selon les objectifs préalablement fixés et d’agir en conséquence afin de prendre les bonnes décisions concernant l’avenir professionnel de vos collaborateurs.

Comment tirer profit du processus d’entretiens individuels ?

La planification et la réalisation des entretiens individuels peuvent paraitre faciles comparées à la mise en place d’actions suite à ces entretiens. Si vous souhaitez tirer profit du processus d’entretiens individuels, il est recommandé de faire une synthèse ou un compte-rendu des résultats afin d’adapter les missions ou les conditions de travail de vos employés et de contribuer à leur bien-être au sein de l’entreprise. Pour cela, il sera nécessaire de vous attarder sur des informations capitales comme les compétences acquises par vos salariés ou celles qu’ils souhaitent obtenir. Vous devez également vous intéresser à leurs éventuelles évolutions professionnelles et noter les objectifs qu’ils désirent atteindre. Grâce au compte-rendu de l’entretien individuel, vous aurez une vue d’ensemble sur les potentiels points à suivre pour améliorer les conditions de travail et accompagner les collaborateurs dans leurs objectifs de carrière. À la suite de l’entretien individuel, vous serez en capacité d’avoir une vision globale sur le travail accompli par l’ensemble de vos salariés en vue de les valoriser et les motiver davantage à atteindre leurs objectifs annuels.