Digitalisation des processus RH : Préoccupation des dirigeants de PME

Quelle que soit la taille d’une entreprise, la gestion des ressources humaines est une question centrale de son fonctionnement interne et de son développement stratégique. Il s’agit en effet de permettre à chaque membre de l’équipe de s’épanouir au sein de la structure, tout en les incitant à la performance afin d’accroître l’activité. Ainsi, l’entreprise s’inscrit dans une logique d’amélioration constante, chaque entité humaine étant positivement impliquée dans son évolution. Depuis plusieurs années, la digitalisation des données tend à s’étendre au domaine des ressources humaines. Moins de paperasses et plus de visibilité, quels sont les avantages et les enjeux d’un projet de transition numérique au sein d’un service RH ? Quel intérêt représente-t-il pour une entreprise de type PME ?

Comment définir les processus RH d’une entreprise ?

Toute la difficulté des ressources humaines repose sur le maintien permanent d’un équilibre entre le bien-être de vos collaborateurs et la poursuite des objectifs de votre entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de structurer de façon méthodique votre organisation RH, notamment en détaillant précisément l’ensemble de vos processus. Ces derniers sont intrinsèquement liés aux différentes étapes du parcours collaborateur, qui représente l’expérience du salarié au sein de l’entreprise :

• La communication sur la marque employeur.
• Le recrutement du salarié.
• L’intégration (ou onboarding).
• Le développement, qui désigne l’évolution du salarié au sein de la structure.
• La rétention, ou les moyens mis en œuvre pour garder le salarié.
• Le départ (ou offboarding), le moment où le salarié quitte l’entreprise.

Si ces étapes concernent la plupart des entreprises, les processus en question sont à définir au cas par cas, en fonction du secteur d’activité, du nombre de salariés, mais également des objectifs de l’entreprise. Dans le cas d’une petite ou moyenne entreprise (entre 10 et 249 salariés), ces processus concernent essentiellement :

• La gestion de la paie.
• Le recrutement.
• Le développement des compétences et l’évolution de la carrière.
• La communication interne.
• Les interactions sociales.
• L’administration générale du personnel.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des processus RH ?

La dématérialisation progressive des données et des différents processus internes permet aux entreprises d’opérer un tournant majeur dans leur fonctionnement. En effet, digitaliser certaines méthodes de travail et d’organisation évite non seulement l’accumulation d’un nombre incalculable de dossiers, mais également la perte de données importantes en raison d’un défaut de classement ou d’archivage. En outre, il est essentiel de prendre en considération l’essor du travail à distance ou hybride (temps de travail divisé entre le présentiel et le télétravail), privilégié par certains secteurs depuis la pandémie de Covid-19 et aujourd’hui reconnu comme un levier de productivité pour de nombreux salariés. Sans toutefois impacter la relation humaine, la digitalisation des processus RH permettrait donc de rendre de multiples documents et ressources accessibles à distance. Une flexibilité appréciée par les collaborateurs, qui voient de nouvelles possibilités d’organisation s’ouvrir à eux.

La digitalisation des processus de votre PME vous permet ainsi :

• D’offrir de meilleures conditions de travail à vos salariés, augmentant alors vos chances de les conserver plus longtemps à vos côtés.
• D’améliorer ces processus, grâce à une meilleure réactivité, à des délais d’envoi et de réponse raccourcis, à un nombre d’erreurs limité.
• D’améliorer votre e-réputation et votre marque employeur.
• D’augmenter la productivité de vos salariés.

Quels outils pour la mise en place d’une digitalisation des processus RH ?

Dans le but de faciliter votre projet de digitalisation des processus RH, il est nécessaire de recourir à un Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH), grâce auquel vous pourrez centraliser toutes les données et informations relatives aux processus à digitaliser. Nombreux sur le marché, ces logiciels incluent plusieurs modules à activer en fonction de vos besoins réels. Chez Calliope, nous vous proposons de vous accompagner dans la transition digitale de vos ressources humaines à travers deux solutions business particulièrement efficaces :

• Sage Paie RH, qui permet de dématérialiser et d’éditer les fiches de paie, de gérer votre convention collective, les congés et les absences de vos collaborateurs, d’archiver les données sociales de votre entreprise, et bien d’autres. Une interface intuitive qui vous fera gagner un temps précieux et assurera la sécurité des données qui y transitent.
• Lucca Poplee Socle RH, partenaire de Calliope, dédié à la collecte et à la centralisation des données relatives à chacun de vos salariés (identité, coordonnées, poste occupé, formation effectuée, type de contrat, etc). Le Socle RH vous offre ainsi une visibilité claire sur l’administration de votre personnel, et contribue à améliorer vos processus de communication interne.

Digitalisation des processus RH : quels avantages pour les PME ?

Contrairement aux idées reçues, le domaine des ressources humaines ne se limite pas aux formalités administratives et à la seule gestion de la paie et des congés. À l’heure actuelle, il est impératif de considérer le sujet comme l’un des piliers d’une entreprise, essentiel à son fonctionnement et à sa pérennisation. Afin de soutenir ce rôle moteur que possède un service RH, l’utilisation d’un outil de digitalisation et d’automatisation des processus se révèle donc essentiel. Une démarche qui représente de nombreux avantages à l’échelle d’une PME, tels que :

• Un gain de temps précieux pour le personnel RH, grâce à l’automatisation de nombreuses tâches administratives.
• Une fidélisation des salariés facilitée, en leur offrant une plus grande liberté et en répondant de façon plus efficace à leurs demandes.
• Des possibilités de formation en ligne, favorisant la montée en compétences ainsi que les perspectives d’évolution des collaborateurs.
• Un recrutement plus adapté, tant en termes de compétences que de personnalité.
• À terme, une croissance de l’activité et le développement de la PME.

Secteurs et profils des salariés : quelles sont les tendances de digitalisation RH dans les entreprises ?

En France, certains secteurs d’activité ont depuis longtemps saisi les enjeux d’un projet de digitalisation des processus RH. Parmi eux, on retrouve notamment les domaines de l’assurance, de l’industrie et des finances, tandis que le secteur de la santé, entre autres, peine à suivre le rythme. Si les grandes et très grandes entreprises semblent être les plus sensibles à la question, les PME prennent de plus en plus conscience de l’importance d’une telle transition numérique dans leur stratégie de développement.

Par ailleurs, les salariés les plus diplômés et les plus jeunes forment les profils les plus attirés par la digitalisation RH, probablement en raison de leurs capacités à en saisir les enjeux, à analyser objectivement les besoins d’optimisation de l’entreprise dans laquelle ils évoluent, mais également à appréhender les outils. En revanche, sur certains points tels que l’onboarding, la collaboration ou encore la rétention, la plupart des salariés affichent tout de même une préférence pour la relation humaine.