Depuis le 1er janvier dernier, toutes les entreprises ayant pour client l’État ou une administration ont l’obligation de transmettre des factures électroniques. Dans les prochaines années, la facturation électronique interentreprises sera obligatoire. Autant s’y préparer dès maintenant avec le bon outil.

La dématérialisation des documents devient plus que jamais une réalité pour les entreprises. Sous l’impulsion de l’État, ce processus concerne en particulier les factures. L’ère des factures papier est révolue. Place dorénavant aux factures électroniques.

Dans une perspective de lutte contre la fraude à la TVA, le projet de loi de finances pour 2020 prévoit de rendre obligatoire de façon progressive la facturation électronique interentreprises. Ainsi, entre 2023 et 2025 selon des modalités qui seront définies par décret, la facture électronique devrait complètement remplacer la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges B2B.

Mais cette évolution est parfois mal comprise. Elle peut être encore à l’origine de malentendus. Selon le Code général des impôts (CGI), une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique.

D’où de mauvaises interprétations. Pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Cela implique que les systèmes de l’émetteur (distributeur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Par conséquent, une facture initialement conçue sur support papier, puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique, mais une facture papier. De la même façon, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.

Pour les entreprises, la meilleure solution consiste à s’appuyer sur les compétences de spécialistes comme Sage dont les performances des outils ne sont plus à démontrer. Avec Sage eFacture, les entreprises respectent les articles 289-V et VII du Code général des Impôts.

Ces deux articles précisent en effet que des logiciels de facturation garantissent l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de vos factures. Il est en effet exigé que « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture soient assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

Sage eFacture permet les échanges de factures plus rapides entre les fournisseurs et les clients grâce à̀ l’automatisation des processus. Les principaux bénéfices sont les suivants :

  • Rapidité et meilleur respect des délais de paiement : la transmission et le traitement des documents sont accélérés (le gain de temps peut être estimé de 10 à 15 jours sur le traitement des factures). Des délais de recouvrement réduits, c’est encore plus de trésorerie disponible pour votre croissance ;
  • Diminution des erreurs : la réception, le traitement et l’intégration instantanée sans ressaisie évitent la nécessité de corrections de documents suite à des erreurs humaines ; Sécurité renforcée : l’authenticité de l’origine des factures est certifiée grâce à la signature électronique supportée par des fonctions de chiffrement ;
  • Traçabilité : Sage eFacture permet à ses clients de suivre en temps réel la chaîne de facturation, depuis la réception d’une facture jusqu’à sa validation chez le destinataire ;
  • Archivage sécurisé : les factures reçues par le service Sage eFacture sont archivées dans un coffre-fort électronique sécurisé accessible en ligne 24h/24 pendant 10 ans

Il y a enfin une réduction des coûts. Différentes études ont montré que le coût de traitement d’une facture client papier est d’environ 9 € tandis que celui d’une facture fournisseur papier atteint 15 €.

Le passage à la facture électronique permet de diminuer ce coût d’environ 60%.